Делопроизводство
Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ).
Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса
письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским
распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была
дано право на «изготовление машины или искусственного метода для
последовательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У
Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движением
литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в
США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали
ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании
кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствии была
создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, что
печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу
б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели
ножную педаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим
успехом пользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России
М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер
расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка
стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ.
2.Форматы бумаги
Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и
А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на формате
листа А4 , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8,
верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер
страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст
машинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В
тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются
арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки,
главы, которые пишутся по правилам их оформления
3.Докладная записка и ее реквизиты
Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние
составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат
реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст,
подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном
бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название
вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту,
текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з
состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для
составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания
д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.
Билет 2 1.Классификация ПМ.
По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные.
Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования.
Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным
рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном
относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.
2.Правила написания . , ! ?
Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без
верхнего регистра. Под цифрой …
3.Делопроизводство.
Одним из существенных элементов, управленческого производства является
делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования
и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих
действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия
форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была
введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая
представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по
ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания
документа. Д\п состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих
деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с
готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием,
регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование
дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их
использованию.
Билет 3 1.Каретка
Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих
установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка
движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней
бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит
под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный
завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части
направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод
натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при
помощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения
обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги
ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая
гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по
клавишу. Причем каретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу
письма. Шаг письма - расстояние между серединами двух соседних знаков, он
равен 2,6мм.
2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.
Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире
пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный
интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При
написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не
переносится на новую строку.
3.Документ и его виды.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном
материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и
мыслительной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована
письменно, при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или
видеозаписи. Документы различают по видам деятельности:
1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства
фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние
(письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по
наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по
количеству, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые,
индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими
органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским способом.
7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный
документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное
воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу).
Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части
документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по
срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет),
временное (до 10-15 лет)
Билет 4 1. Бумагопроводящий механизм
Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину,
закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический
подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет
собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных
рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт
металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится
интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между
строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для
направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения
бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.
2.Римские цифры
1 - 1, 2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У, 6 - У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 - 1Х, 10 -
Х.
3.Организационно- распорядительная документация.
О/Р. документация распределяется на 5 групп. 1)организационная: правила,
положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление,
распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная:
письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе:
личные дела, приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы
граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это
единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных
предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие
формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения ,
договора, постановления и т.д.
Билет 5 1.Печатающий механизм.
В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах
литерных рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и
знаками. Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены
клавиши в 4 рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех
предназначен для последовательного приведения литерных рычагов в точку
письма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой
подушке в шлицах сегмента.
2.Знаки арифметических действий.
+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.
3.Служебное письмо.
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их
помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии.
Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается
обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если
письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на
них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов,
должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности
поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части
не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой,
без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-
деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений
простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата
вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений,
подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и
направлении его в дело.
Билет 6 1.Лентоводитель.
Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с
буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты.
2.Дроби.
Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей
использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо
, причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от
знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на
0,5 инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5
инт. и продолжают письмо.
3.Служебное письмо.
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их
помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии.
Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается
обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если
письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на
них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов,
должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности
поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части
не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой,
без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-
деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений
простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата
вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений,
подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и
направлении его в дело.
Билет 7 1.Табулятор и его назначение.
Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора
стопоров табулятора (+ и -) и клавиши табулирования.
2.Знаки, отсутствующие на клавиатуре.
3.Реквизит
Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено
определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую
принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы
док и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док
должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной
разновидности док. Формуляр - совокупность реквизитов, присущих
определенному виду док и расположенных в определенной последовательности.
Существует 31 реквизит
Билет 8 1.Буквострокоуказатель
Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет
собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и
вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки,
вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении
горизонтальных и вертикальных линий карандашом.
2.Заколовок.
Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах
заголовок располагают по середине или от левого поля. Правила написания
заголовков: 1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков
знаки препинания не ставятся (кроме ! и ? знаков). 3) Короткие заголовки
пишутся вразрядку. 4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие
заголовки (более 40 символов) выполняются в несколько строк, каждая строка
должна иметь законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка
выполняется через 1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом
и заголовком 1,5 м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до
след. заголовка делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными
буквами по тем же правилам. Можно выделять письмом вразрядку,
подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки.
3.Бланк и его виды.
Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида
бланков: для служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том,
что на бланках для писем на определенных местах содержатся реквизиты:
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, №
счета в банке, № телефона и постоянная часть: ссылка на индекс и дату
входящего док. Бланки бывают двух форматов А4 и А5. с продольным и угловым
расположением реквизитов. Продольное расположение используют предприятия
или организации, имеющие многоступенчатую подведомственность.
Билет 9 1.Полеустановительный механизм.
Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть
полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый
полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым
механизмом за два, три удара до окончания строки.
2.Абзац.
Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью.
Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется
через 1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал.
3.Распоряжение.
Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом
коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных
вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания
распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова
«предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района.
Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного
подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или
издания, текст, визы. |
