Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Финансовая модель и архитектура системы бюджетирования

Цели и задачи бюджетирования
Главный смысл бюджетирования сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия путем координации усилий всех подразделений на достижение конечного, количественно определенного результата.

Внедрение системы бюджетирования позволяет предприятию:

. cоставлять реальные прогнозы финансово-хозяйственной деятельности

. вовремя обнаруживать наиболее узкие места в управлении предприятием, используя

инструменты многовариантного анализа

. быстро подсчитать экономические последствия при возможных отклонениях от намеченного плана при помощи финансовых моделей и принять эффективное управленческое решение

. скоординировать работу структурных подразделений и служб на достижение поставленной цели

. повысить управляемость компании за счет оперативного отслеживания отклонений факта от плана и своевременного принятия решений.
Ожидаемые результаты после внедрения бюджетирования:
• внедрение процедур регулярного финансового планирования и контроля над исполнением бюджета;
• обучение специалистов финансовых служб методикам финансового планирования и анализа;
• составление годового бюджета предприятия;
• улучшение управляемости компании за счет наделения полномочиями, установления ответственности менеджеров компании и совершенствования оргструктуры;
• улучшения финансовых показателей работы компании за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля.

Основные функции системы бюджетирования:
• постановка плановых финансово-экономических целей;
• контроль достижения плановых целей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов;
• анализ причин вызвавших отклонения;
• корректировка планов.
Заметим, что в широком смысле бюджетирование понимается как система тотального планирования и контроля целей, потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения. Как средство бюджетирование является инструментом достижения более высоких результатов деятельности организации посредством повышения эффективности процессов управления. С помощью этого инструмента, можно описывать будущие и фактически произошедшие события во взаимосвязи с процессами происходящими на предприятии и подразделениях, что дает возможность определить, каким образом получился именно такой результат, а не другой, а также помогает определить, что и как нужно сделать для того, чтобы получить желаемый результат. Очевидно, что для этого требуется качественное понимание и количественное описание целей, потенциала, воздействий и реакций на эти воздействия.

• При постановке бюджетирования сначала определяются форматы и регламенты.
Затем решается вопрос о том, как в рамках запрограммированых форматов осуществлять собственно финансовое планирование и вести учет
• Известна и другая точка зрения на выбор обоснованной последовательности решения этой задачи - сначала надо понять как можно планировать (т.е. понять, что есть методика финансового планирования), после чего определять возможные форматы и регламенты по организации процесса финансового планирования и бюджетирования в целом

В качестве иллюстрации второго подхода можно привести пример схемы организации бюджетирования на производственном предприятии. Сразу необходимо обратить внимание на то, что для каждого конкретного предприятия система бюджетирования будет органиазована по своему и вряд ли можно будет найти два предприятия, у которых будет одинаковвя система бюджетирования.
Тем не менее, схема разработки и внедрения системы бюджетирования может быть общей для всех компаний (до определенного уровня декомпозиции), но результат применения данной технологии на разных предприятиях будет различаться, поскольку будут использоваться разные финансовые модели бюджетирования.

Финансовая модель бюджетирования определяет порядок и схему расчетов всех показателей бюджетных форм, принятых в компании.

Финансовая модель бюджетирования

При разработке финансовой модели бюджетирования необходимо учитывать основные ограничивающие факторы, влияющие на бизнес предприятия. Расчет бюджета предприятия должен начинаться с учета ограничивающих факторов. Если в первую очередь развитие бизнеса предприятия ограничивает емкость рынка, то расчет бюджета должен начинаться с бюджета продаж. Если ограничивающим фактором являются производственные мощности, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует и мощности загружены на 100
%, то расчет бюджета следует начинать с бюджета производства. Если развитие бизнеса в первую очередь ограничивает недостаток в сырье и материалах, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует, но мощности недогружены ввиду нехватки сырья, то расчет бюджета нужно начинать с бюджета снабжения. У разных бизнес-направлений предприятия могут различаться наборы ограничивающих факторов.

Отсюда следует, что, во-первых, финансовая модель бюджетирования может строиться отдельно по каждому бизнес-направлению, во-вторых, финансовая модель бюджетирования должна изменяться при изменении ситуации с ограничивающими факторами.

Таким образом можно сделать вывод, что финансовая модель бюджетирования формируется по влиянием следующих факторов:
• цели разработки финансовой модели (в т.ч. информация, необходимая руководителям компании для принятия решений);
• существующие ограничения;
• стратегия развития компании;
• архитектура бюджетной системы компании.

В соответствии с выбранной финансовой моделью бюджетирования необходимо определить архитектуру бюджетной системы компании.

Архитектура бюджетной системы

Для того, чтобы поддерживать финансовую модель бюджетирования необходимо определить бюджетной регламент, который будет определять организационную схему процесса финансового планирования и контроля на предприятии. Поэтому необходимо определить форматы описания бюджетной системы и бюджетного регламента.

Бюджетная система компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений (см. схему 1).

Процессы/функции бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово- экономических показателей деятельности компании.

Компоненты бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов (см. схему 2).

Набор объектов бюджетирования, который будет принят в компании, зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес-направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования.

Объекты бюджетирования:
• бизнес-направления;
• структурные звенья компании
• центры финансового учета
• основные бизнес-процессы компании
• проекты компании

Общая схема консолидации информации в системе бюджетирования представлена на схеме 8.6. Отсюда не следует, что в каждой компании обязательно должно вестись бюджетирования по всем представленным объектам. На схеме представлено наиболее полный возможный набор объектов бюджетирования.
Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования. Некоторые компании на начальной стадии внедрения системы бюджетирования могут ограничиться только финансовыми бюджетами, т.е. внедрять систему финансового планирования и контроля по отношению только компании в целом, используя простые финансовые модели бюджетирования. В дальнейшем архитектура бюджетной системы может усложняться (по мере необходимости) и компания будет переходить на использование более сложных финансовых моделей.

Планы и отчеты бюджетной системы:

• Бюджеты;
• Отчеты;
• Отчеты по результатам бюджетного анализа.

Бюджет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени плановые значения статей бюджета.

В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии могут составляться следующие бюджеты (см. схему 8.6):
• Операционные бюджеты - бюджеты бизнес-направлений; - бюджеты подразделений; - бюджеты центров финансового учета (ЦФУ); - бюджеты бизнес- процессов; - бюджеты проектов;
• Финансовые бюджеты (сводные бюджеты.): - бюджет доходов и расходов
(прибылей и убытков); - бюджет движения денежных средств (кассовый бюджет);
- бюджет по балансовому листу (прогнозный баланс). Бюджеты бизнес- направлений составляются по каждому направлению деятельности и содержат всю необходимую информацию для оценки их финансово-экономической эффективности, принятия решений о дальнейшем их развитии и финансировании.

Бюджеты подразделений составляются по каждому структурному звену компании в соответствии с действующей организационной структурой.

Бюджеты центров финансового учета (ЦФУ) составляются по каждому ЦФУ в соответствии с действующей финансовой структурой.

Если в компании действует финансовая структура, то можно ограничиться составлением бюджетов ЦФУ, а бюджеты по подразделениям, входящим в состав
ЦФУ не строить.

Бюджеты бизнес-процессов составляются по каждому выделенному бизнес- процессу компании. Например, если в компании выделен бизнес-процесс "Сбыт", ему могут соответствовать следующие бюджеты: бюджет продаж, содержащий информацию о планируемых объемах реализации в натуральных и стоимостных показателях, и бюджет коммерческих расходов, содержащий информацию о планируемых расходах, связанных с реализацией продукции в объемах, заложенных в бюджете продаж.

Бюджеты проектов составляются по каждому проекту компании. Это могут быть проекты, непосредственно связанные с основной деятельностью компании и поэтому проводимыми на регулярной основе. Например, в компаниях, занимающихся оказанием различного рода услуг, проекты могут являться основным объектом планирования и контроля, поэтому необходимо будет вести бюджетирование по проектам. Также это могут быть единичные проекты, например, проект по расширению производственных мощностей или проект по созданию нового продукта.

Финансовые бюджеты - это консолидированные бюджеты компании. Финансовые бюджеты строятся по компании в целом или по центрам прибыли, т.е. по центрам финансового учета компании, по которым можно рассчитать финансовый результат. Финансовые бюджеты имеют стандартные форматы для всех компаний.

Что касается форматов операционных бюджетов, то для них не существует стандартных форматов. Каждая компания выбирает удобный для себя формат операционных бюджетов.

Отчет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени фактические значения статей бюджета.

Форматы отчетов должны совпадать с форматами планов, иначе невозможно будет провести план/фактный анализ. На многих российских предприятиях процесс финансового планирования и контроля организован таким образом, что планированием занимается одна служба (например, плнаново-экономический отдел), а отчетную информацию подготавливает другой отдел (например, бухгалтерия). Причем плановая и отчетная информация готовится совершенно в разных форматах.

Отчет по результатам бюджетного анализа - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени основные выводы об эффективности исполнения бюджета и предложения по корректировке исходных гипотез и предположений на будущие периоды.

Регламент системы бюджетирования - документы, представляющие в систематизированной форме описание процедур финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля, действующие в компании.

Схема 1. Архитектура бюджетной системы компании

[pic]

Постановка бюджетирования затрагивает все отделы и службы компании, а не только финансовую службу как принято считать, т.е. все будут задействованы в процессе бюджетирования, поэтому для эффективного функционирования системы бюджетирования необходимо наладить организационные процедуры внутри компании, поддерживаемые соответствующей организационной документацией.

Регламенты бюджетирования разделяют на временные и организационные.

Временной регламент бюджетирования включает в себя следующее:
• Временной регламент планирования;
• Временной регламент учета;
• Временной регламент анализа.

Организационный регламент бюджетирования включает в себя следующее:
• Организационный регламент планирования;
• Организационный регламент учета;
• Организационный регламент анализа.

Нет общей конфигурации бюджетной системы, которая подходила для всех предприятий и компаний.

Факторы, влияющие на архитектуру бюджетной системы компании:
• Организационная структура компании;
• Схема организации бизнесов компании;
• Финансовая модель бюджетирования.

Например, для компаний с проектной организационной структурой, в которых используются позаказная схема организации бизнес-процессов, т.е. нет массового поточного производства, планирование бюджетов идет от расчета показателей по отдельным проектам и их последующей консолидации и формирования сводной финансовой отчетности. Есть компании, которые при получении заказа вынуждены фактически разрабатывать новую продукцию (или модернизировать старую), например, компаниям, выполняющим заказы по пошиву одежды почти в каждом конкретном случае необходимо разработать дизайн по заказу, настроить производственные мощности, произвести в срок и с должным качеством.

Отличие бизнес-процессного описания от проектного заключается в том, что набор бизнес-процессов относительно постоянен, а что касается состава этапов проекта, то он может меняться от проекта к проекту (так в большинстве случаев и происходит).

Проектная архитектура бюджетирования чаще всего используется в компаниях, занимающихся оказанием услуг в различных областях деятельности, например, юридические, туристические, консультационные услуги, также она используется в строительных компаниях. По каждому строительному объекту обычно составляется свой план, бюджет и т.д.

Схема 2 Общая схема консолидации информации в системе бюджетирования

[pic]

Следует отметить, что для целей бюджетирования не нужно детальное описание бизнес-процессов, а достаточно иметь грубую модель, которая позволяет, тем не менее, видеть картинку бизнеса по функциональным направлениям. Очевидно, что от точности моделирования бизнес-процессов зависит точность расчета бюджета по выбранной финансовой модели. Точность финансовой модели бюджетирования не будет превышать точность расчета бизнес-процесса, смоделированного с самой плохой точностью. Поэтому при выборе финансовой модели бизнес-процессов нужно придерживаться следующего правила: не следует строить финансовые модели бизнес-процессов, точность которых превышает точность финансовой модели бизнес-процесса, с которого начинается расчет финансовой модели бюджетирования. Например, если расчет бюджета предприятия
(бизнес-направления) начинается с бюджета продаж (первый ограничивающий фактор - рынок), то нет смысла детально моделировать производственные процессы предприятия, поскольку точность расчета бюджета по данной финансовой модели не будет превышать точность расчета бюджета продаж. Таким образом, в данном случае детализация финансовой модели по любому из бизнес- процессов, кроме сбыта, приведет только к усложнению расчетов, форматов бюджетов, регламента бюджетирования и в конечном итоге предприятие затратит много времени и сил, а полученный результат не будет соответствовать затраченным усилиям не его получение.

Пример этапов постановки бюджетирования.

Существует множество различных схем постановки технологии бюджетирования на предприятии. Тем не менее, в каждой из этих схем должен быть обязательный элемент, связанный с описанием и анализом действующей на данный момент системы бюджетирования, т.к. на всех предприятиях обязательно присутствуют элемены финансового планирования и контроля, но на одних предприятиях данная технология поставлена более четко чем на других.

Для внедрения в компании системы бюджетного управления необходимо осуществить следующие мероприятия:

1. Экспресс-диагностика деятельности компании

1.1. Организационная диагностика:

. структурная схема компании

. штатное расписание

. должностные инструкции

. другие организационные документы, регламентирующие деятельность компании

1.2. Финансово-экономический анализ деятельности компании за предшествующие периоды - анализ динамики финансово-экономических показателей

1.3. Описание и анализ существующей системы финансового планирования и контроля

1.4. Функциональная диагностика по направлениям:

. сбыт

. производство

. снабжение

. НИОКР

. общефирменные службы

1.5. Информационная диагностика - анализ информационных потоков в функциональных разрезах:B

. сбыт

. производство

. снабжение

. НИОКР

. общефирменные службы

2. Построение финансово-экономической модели бюджетирования

2.1. Определение основных целей и задач системы бюджетирования - формирование перечня количественных показателей деятельности компании и подразделений, которыми руководителям необходимо располагать для принятия управленческих решений

2.2. Анализ источников информации, которые можно будет использовать при проведении планово-контрольных расчетов по компании и подразделениям

2.3. Построение информационной модели формирования плановой информации по компании и подразделениям

2.4. Построение информационной модели формирования фактической информации по компании и подразделениям

2.5. Построение информационной модели анализа исполнения бюджета компании и подразделений

2.6. Определение перечня и состава аналитических и управленческих отчетов, необходимых для функционирования модели бюджетирования по направлениям:

. Компания в целом

. Функциональные направления:

. сбыт;

. производство;

. снабжение;

. НИОКР;

. общефирменные службы.

3. Формирование организационных процедур функционирования системы бюджетирования

3.1. Определение порядка формирования плановых показателей бюджета компании и подразделений

3.2. Определение порядка формирования фактических показателей бюджета компании и подразделений

3.3. Определение порядка контроля исполнения бюджета компании и подразделений

3.4. Организационный порядок проведения анализа исполнения бюджета компании и подразделений

3.5. Организационный порядок проведения корректировки планов целей, мероприятий и бюджетов подразделений и компании в целом

4. Проведение организационных изменений в компании

4.1. Открытие дополнительных подразделений для поддержки функционирования системы бюжетирования

4.2. Определение дополнительных функций и обязанностей, связанных с поддержкой функционирования системы бюджетирования

4.3. Формирование и введение в действие пакета организационных документов, регламентирующих функционирование системы бюджетирования

Cистемы бюджетирования - критерии оценки.

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время авторам статьи удалось отыскать сведения о более чем 30 системах бюджетирования. /Валерий Чаусов,
Генеральный директор компании Intersoft Lab и другие/

Критерии оценки систем бюджетирования

Дата: 20-01-2002

Авторы: Валерий Чаусов - Генеральный директор компании Intersoft Lab

Александр Ашкинадзе - Генеральный директор консалтинговой компании
"ТрастКонто"

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время авторам статьи удалось отыскать сведения о более чем 30 системах бюджетирования в российских ресурсах сети Интернет. Представленные на рынке системы бюджетирования как иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия.
Неудивительно, что многим потенциальным пользователям сложно разобраться, какая именно система бюджетирования наиболее подходит им из всех систем, представленных на рынке.
Задачей данной статьи является формирование критериев оценки систем бюджетирования, применение которых к конкретным программным продуктам может служить хорошей методической базой для тех, кто всерьез озабочен проблемой выбора системы бюджетирования.

Эталонная система бюджетирования

Представим собирательный образ системы бюджетирования, содержащий большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций:
. Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.
. Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.
. Организация работы пользователей с системой.
. Архитектура, платформа и средства интеграции.

Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.

1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум, этих справочников в системе должно быть четыре: a. Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать как структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров, ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат, финансовой ответственности, отчетности, ценообразования, управления ресурсами и других центров, определенных методикой бюджетирования. Хотя для начала работы с бюджетом обычно хватает первых трех видов. b. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет в конце концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется его представление в других валютах (чаще всего - только в одной дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако, если принять во внимание процесс планирования и учета, то окажется, что на этих этапах просто необходимо вводить значения в систему в разных валютах. Следовательно, в системе должно найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе можно вести различные виды курсов. Эта особенность может существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен предприятия. c. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, как и для валют, существует потребность в справочнике товарно- материальных ценностей. Для производственных или торговых предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности предприятий, то независимо от сферы их деятельности, смету капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее вести в натуральном измерении. Но, поскольку бюджет - это финансовый документ, наличие в системе цен на товары и услуги для приведения натурального учета к денежному просто необходимо.

d. Клиенты, потребители и поставщики. Такое измерение бюджетных статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы бюджетирования. Однако, при планировании и особенно при учете всегда имеется желание и возможность указать - для каких контрагентов выполняются операции. Если нет такого измерения бюджетной строки, то информация о клиентах, потребителях и поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний, комментариев к статьям или бюджетным строкам и т.д.. Если же эту информацию структурировать в виде еще одного классификатора бюджета, то появляется возможность вести планирование бюджета с позиций ориентации предприятия на своих клиентов (потребителей).

А это, в свою очередь, дает дополнительную, очень ценную информацию при анализе бюджета для предприятий, ориентированных на рынок. Также наличие справочников потребителей и поставщиков существенно упрощает ввод информации в систему при планировании и учете.

2. Бюджетные планы статей - это информационное "сердце" системы бюджетирования. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Сколько в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей?

Как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы: a. бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов; b. смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств; c. бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств; d. а также: управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

Существенный вопрос - это способ реализации в системе перечисленных видов планов. Если в системе их количество ограничено, то это означает, что система существенным образом ориентирована на определенную методику бюджетирования или специфику деятельности предприятия. В этом случае трудно говорить об ее универсальности. Как ни странно, но чем меньше в системе видов планов, тем более универсальной она является и может быть настроена на совершенно различные технологии бюджетирования.

Основой планов является бюджетная статья. В "рафинированном" виде - это строка с названием и числовым значением, а также со значениями справочников, определяющих измерения бюджетной статьи. Но для полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно. Поэтому у бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства: e. Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год

- для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета. f. Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе структуры бюджета. g. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное. h. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. i. Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями. j. Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей.

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения

"табличного" представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся: a. Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей. b. Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

Наличие в системе первичной информации может являться как существенным подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды), системах автоматизации основной и оперативной деятельности.

Дублирование этой информации в системах может привести как большому объему ее повторного ввода в систему бюджетирования, так и к разработке сложных систем интеграции. Решением этой проблемы является применение технологии Хранилищ данных с мощными средствами интеграции приложений, обеспечивающими надежное взаимодействие системы бюджетирования с другими системами автоматизации предприятия.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны
- тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования. Множество стадий процесса бюджетирования, сложность организационной и финансовой структуры предприятия, разнообразие подходов в планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости применения разнообразных алгоритмов:

1. Алгоритмы планирования. Как правило, максимальное внимание в системах бюджетирования уделяется именно технологии планирования. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования.

Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).

. Расчет значений статей по ЦФО. При планировании "сверху-вниз" позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании целевого значения статьи. При этом применяются как весовые коэффициенты, так и справочники коэффициентов.

. Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей.

. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации.

. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

. Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

. Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой, при рассмотрении систем бюжетирования, незаслуженно мало внимания обращается на задачи автоматизации учета исполнения бюджета. И совершенно напрасно. Если при планировании бюджета больше ручного труда и интеллектуальной работы специалистов, то учет фактов при исполнении бюджета в большей мере поддается автоматизации. Особенность алгоритмов учета исполнения бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида систем автоматизации на предприятии, состава данных в них и принятой учетной политики. Различаются два вида алгоритмов:

. Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске, корреспонденции счетов, признакам аналитики, таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения бюджета.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

. Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам.

Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.

Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям бюджетных статей, валютам, контрагентам и т.д. Это простые алгоритмы, но они требуют значительной вычислительной мощности системы.

. Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей организации. Исторически сложилось так, что этот алгоритм агрегации имеет отдельное название "консолидация", поскольку это не только вычисления, но и отдельная технология по получению данных от ЦФО при участии в процессе бюджетирования многих менеджеров. По способу реализации алгоритма консолидации существенно отличаются системы бюджетирования с "таблично- файловой" организацией данных от систем с единой базой данных. В первом случае - это множество операций, в том числе и неавтоматизированных, наличие специального рабочего места для

"консолидатора". Во втором - автоматическая процедура, мало отличающаяся в своей реализации от агрегации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в

"обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление, коммунальные платежи и т.д. Задача алгоритмов аллокации - перенести выполненные или планируемые общекорпоративные затраты на ЦФО в соответствии с установленными правилами. Нередко аллокации рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда исходными данными для расчета являются результаты предыдущих этапов расчета аллокаций.

Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом учете. Трансферт (перенос) части затрат или доходов со статей одного

ЦФО на другой в соответствии с правилами внутреннего ценообразования необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:

. Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей. Однако он отличается максимальной жесткостью и не всегда способен удовлетворить требованиям различных методик бюджетирования.

. Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными. Например, они используются для разноски затрат на аренду в соответствии с занимаемыми ЦФО площадями.

. Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик бюджетирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.

. Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета.

Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления при анализе деятельности предприятия.
Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом:
. Файловая система бюджетирования.
. Система бюджетирования с единой базой данных.
При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.

В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора.

Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.

Системы бюджетирования с единой базой данных для организации взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется

Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.

4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:

. Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

. Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

. Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.

. Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

. Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.

Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный",

"пессимистичный" и "оптимальный".

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

. Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP- анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка" такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной информацией.

5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие возможности моделирования групп пользователей.

Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане безопасности данных.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии

"клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

. Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

. Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения бюджета.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

. Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа "одна кнопка" для конечных пользователей.

. Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для реализации алгоритмов расчетов.

. Открытый API для программиста. Он важен для предприятий, ориентированных на существенное развитие системы собственными силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

. Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word, электронной почтой должны быть представлены на уровне современных технологий.

. Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия является признаком современной системы бюджетирования.
Разумеется, советы по применению перечисленных в статье критериев оценки ни в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо глубокое изучение как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и сопровождения.

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий, кредитных учреждений и других организаций.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании
Intersoft Lab

Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий, кредитных учреждений и других организаций.
В первой статье цикла была сформулированы и обоснованы критерии, которым должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования, ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка систем дана по следующим направлениям:
. состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию;
. функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;

. организация работы пользователей;
. архитектура, платформа и средства интеграции системы.
В обзор статьи вошли системы:
. Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер:
ТрастКонто.
. Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.
Отметим, что функциональность этих систем шире автоматизации бюджетного планирования, они имеют в своем составе развитые средства сбора информации и механизмы финансовой логики.
Дабы избежать претензий и оставаться корректным по отношению к поставщикам систем бюджетирования, сообщаем, что обзор базируется на публичной информации, открыто предоставляемой самими поставщиками, а именно:
. Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта
"Корпоративные финансы" на новом информационном CD-диске, полностью посвященном системам бюджетирования.
. Информация с веб-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.
. Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.
. Мнения и суждения о системах бюджетирования из известных интернет-форумов www.bankir.ru, www.cfin.ru.

Контур Корпорация. Бюджет

Российская разработка, предназначенная для ведения оперативного бюджета многофилиальных организаций и корпораций. Система построена на базе
Хранилища данных, обладает механизмом сбора и консолидации финансовой информации из различных источников и полностью готова к интеграции, как с российскими, так и с зарубежными АБС.
В системе предложена современная методика бюджетирования в рамках финансовой структуры организации (с выделением центров финансовой ответственности, центров прибыли и затрат), которая позволяет решить ряд задач управленческого учета, таких как эффективное расходование средств, планирование доходов, контроль деятельности подразделений. Наличие готовой методики позволяет быстро внедрить систему.
Кроме того, система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации собственных методик ведения бюджета.
Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и показателей финансового результата.
На сегодняшний день система успешно внедрена и функционирует в ряде банков
России и стран ближнего зарубежья.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных статей
Система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в следующих разрезах:
. Организационно-штатная и финансовая структура.

Система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и центрам финансовой ответственности организации. Для настройки оргштатной структуры предприятия предлагается справочник, в котором можно задать структуру подразделений (количество уровней иерархии подразделений не ограничено). В этом же справочнике подразделения предприятия можно распределить по финансовой структуре: сгруппировать центры прибыли и затрат по различным бизнес-направлениям, выделить центры инфраструктуры
(центры общих затрат).
. Валюты, курсы.

Вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.
. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов продукции, справочника проектов и бизнесов.
. Клиенты, потребители и поставщики.

Классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть определены потребители, поставщики и др., а также установлены иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи между отдельными клиентами.
Бюджетные планы статей
В системе предлагаются планы статей для ведения:
. бюджета доходов и расходов,
. бюджета активов и пассивов,
. бюджета движения денежных средств,
. сметы капитальных вложений,
. бюджета проектов (направлений деятельности).
Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создать свои бюджетные планы, их состав неограничен.
Основные характеристики статей планов:
. Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования бюджета в системе - год, квартал, месяц. Можно задавать периоды расчета консолидированных бюджетов по всем подразделениям.
. Иерархия статей бюджета. Иерархия статей бюджета неограниченна. Бюджетную статью можно детализировать на произвольное количество уровней подстатей.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. В бюджетном плане каждой структурной единицы (филиала, подразделения, отдела и т.п.) можно хранить собственные значения статей и консолидированные (сводные) по всем подчиненным подразделениям. План, факт, абсолютное и процентное отклонение приводятся для каждой статьи бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.
. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином эквиваленте необходимы дополнительные настройки.
. Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной статьи в разрезе объектов аналитического учета.
. Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений бюджетных статей.
Первичная информация
Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана вся необходимая первичная информация для бюджетирования:
. Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора, аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.
. Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам, показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет разработать собственные механизмы расчета.
Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах бюджетирования: Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе предусмотрены:

. автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным значениям на меньший плановый период - месяц).

. автоматическое распределение установленных значений статей на год по кварталам (или квартал по месяцам).
. Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО).
Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.
. Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.
. Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим системы.
. Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на основании прошлых бюджетов. В план можно копировать значения статей прошлого периода, как плановые, так и фактические (копировать значения можно с учетом корректирующих коэффициентов).
. Моделирование "что если". Штатный режим. При изменении одного из запланированных показателей значения бюджетных статей пересчитываются.
. Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе предусмотрена возможность планирования по кварталам с разбивкой по месяцам. По завершении отчетного периода за месяц можно выполнить планирование еще на месяц вперед. Таким образом реализуется "скользящий" бюджет - всегда есть запланированный "условный" квартал, границы которого передвигаются каждый месяц.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета.

Предлагаемое в системе Хранилище ориентировано также на хранение первичных данных бухгалтерского учета. Механизм интеграции системы позволяет собирать эти данные из различных внешних источников, а специальные алгоритмы рассчитывать на их основе фактические значения бюджетных статей.
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета.

Штатные режимы системы обеспечивают расчет значений статей по данным внесистемного учета, находящимся в Хранилище (бюджетным документам, показателям и др. первичным данным).
Агрегация и консолидация бюджетных данных
. Агрегация значений статей.

В системе выполняется автоматическая агрегация значений бюджетных статей по временным периодам и по иерархии статей в плане.
. Консолидация.

Система обеспечивает автоматический расчет:

. консолидированного бюджета (планового и фактического) по всем подразделениям и филиалам. Это позволяет планировать бюджет "снизу вверх", т.е. составлять планы отдельных подразделений и по ним рассчитывать общий бюджет.

. сводных данных бухгалтерского учета по всем подразделениям.
Консолидированные состояния бюджетных статей можно рассчитывать как по организации в целом, так и по отдельным структурным единицам, например, по филиалу, имеющему подчиненные структуры со своим бюджетом.
Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей.

В системе аллокации и трансферты рассчитываются по заданному шаблону.
Шаблон распределения общих затрат по ЦФО настраивается в таблице аллокаций. Для расчета трансфертов активы и пассивы группируются в портфели ресурсов, и на них устанавливаются трансфертные ставки.
. Использование нормативов и дополнительных справочников.

Справочники системы расширяют механизм шаблонов расчета аллокаций и трансфертов, в них определяются:

. базы распределений - показатели, пропорционально значениям которых будут распределяться аллокации;

. ставки для расчета трансфертных платежей и др.
. Использование языка формул.

Система имеет встроенный язык формул. С помощью формул можно задавать, например, алгоритм перекрестных распределений затрат (аллокаций) в виде системы линейных уравнений.
. Скриптовый язык.

Для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов могут использоваться языки Python и Visual Basic.

В ядро системы встроен интерпретатор языка Python, так что он может выполнять макросы, читая их из базы данных или из файла. Также в ядро встроены функции вызова интерпретатора Visual Basic Script, который является частью операционной системы Windows. Макросы на VB Script также выполняются из базы данных и из файла.
Алгоритмы расчета финансовых результатов
По итогам этапов бюджетирования (планирования, учета исполнения бюджета) рассчитывается ряд показателей, в частности, смета капитальных вложений по бизнесам и подразделениям, расходы на каждого сотрудника, финансовый план по бизнесам и подразделениям и др.

Организация работы пользователей с системой
Контур Корпорация. Бюджет поддерживает многопользовательскую работу и построение единого информационного пространства в процессе бюджетирования.
Все участники бюджетного планирования могут работать с единым Хранилищем данных, также бюджетная информация может поступать в Хранилище из внешних источников.
Основные характеристики модели организации работы пользователей в системе:

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
Пользователи могут работать с Хранилищем данных через клиентские приложения в локальной сети, через удаленных клиентов и web-клиентов. Пользователь может вводить, редактировать, просматривать и анализировать бюджетные данные, в зависимости от заданного для него уровня доступа.
Коллективно составляя бюджет в едином Хранилище, все пользователи могут интерактивно взаимодействовать друг с другом, обсуждая и согласовывая бюджетные показатели.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Участие в едином бюджетном процессе удаленных филиалов может быть обеспечено следующим образом:
. Организована работа с Хранилищем данных с помощью Internet-приложения.
Web API системы позволяет организовать обмен данными между Хранилищем и
Internet-браузером.
. Настроена связь удаленных клиентских приложений с Хранилищем через выделенный канал передачи данных.
. Использованы Excel-шаблоны. Можно задать плановые показатели филиала в специальном Excel-шаблоне, по нему автоматически будет сформирован XML- файл, из которого загрузчик импортирует данные в Хранилище.
Удобства в работе с системой
. Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от корректировки значения статьи.
. Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений.
Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена корректировка всех его статей.
. Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного процесса.
. Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено расхождение плана и факта помечаются красным цветом.
. Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты, выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о текущем процессе загрузкирасчета и его результатах приводится в специальных журналах.
. Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет контролировать изменение состояния бюджетного плана.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год, квартал, месяц, день.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять состав статей не утвержденного бюджетного плана.
. Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат, выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:

. Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении, пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.

. Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными

Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку данных и нажать кнопку запуска генератора.

. Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и наименее доходныерасходные.

. Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.

. OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету" произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений, структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.
Секретность и безопасность данных
. Типы пользователей и права доступа.

Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным регламентируются следующим образом:

. Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а также состав операций над данными, которые пользователи группы могут выполнять.

. Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения должностных обязанностей пользователей.
В системе предопределены следующие группы пользователей:

. Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр, корректировку и удаление бюджетных данных.

. Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.

. Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и особенности финансового и управленческого учета в организации

(определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических разрезов и др.).

. Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа данных.
. Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются все действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура
Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP).
Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться информация из Хранилища.
Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных
(бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и др.).

Программно-аппаратная платформа
. Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом данных Хранилища.
. Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных
Хранилища.
. Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet
Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.
Средства расширения функций системы
Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:
. Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища.
Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых языках программирования: Delphi, Си++ и др.
. Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения, удаления и др. операций с данными.
. Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.
. Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и
VB Script.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации
. Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook
. Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время имеет представительства в более чем 35 странах мира.
Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования
(MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и основных средств.
На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.
Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей
В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например, продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны в виде "плоских" или иерархических справочников.
Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим образом:
. Организационно-штатная и финансовая структура.

Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов консолидации.

Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных структур.
. Валюты, курсы.

Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой валюты может быть задано несколько различных курсов, например, фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.

Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода, курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.

Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.
. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.
. Клиенты, потребители и поставщики.

Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.
Бюджетные планы статей
В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по ней информация.
Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным подразделением.
Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана, окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным измерением бюджетных статей.
Основные свойства бюджетных статей:
. Хранение значений во временных периодах.

Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.

В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).

Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые будут рассчитываться консолидированные значения.
. Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский список.
. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.
Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и
"отклонение" в системе нет.

План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.
. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.

Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого подразделения могут вводится только в одной предопределенной валюте.
. Дополнительная аналитика статей допускается.
. Проводки по бюджетным статьям. Реализованы частично, только как корректирующие проводки между различными статьями бюджета. Проводок по бюджетным статьям, связывающих их с первичными документами, нет.
Первичная информация
В системе не хранятся первичные данные (платежные поручения, мемориальные ордера, бюджетные документы, заявки и т.д.), которые могут быть использованы для расчета значений бюджетных статей. В качестве первичной информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного модуля.
Система имеет механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая статья бюджета может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья
Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по ней.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Для реализации алгоритмов расчета значений бюджетных статей в системе предлагается язык формул.
Формулы могут содержать арифметические действия, условные операторы и встроенные функции. В системе выделяются следующие виды формул:
. итоговая сумма - содержит сумму значений одной или нескольких строк с использованием механизмов Excel;
. остаток на начало периода - используется для переноса значения конечного сальдо предыдущего периода на начало следующего периода;
. распределения - позволяет распределять итоговые суммы между подразделениями компании с учетом процентной доли, равномерно и по заданному коэффициенту;
. курсовая разница - содержат автоматически вычисляемую разницу между статьями бюджета для того, чтобы сошелся баланс.
Кроме того, значения по статьям могут вводиться вручную как в денежном, так и в натуральном выражении; одна статья бюджета может ссылаться на другую, рассчитываться с помощью неких коэффициентов (например, курсов валют). Для каждой статьи бюджета можно указать точность задания значений, количество знаков после запятой.
Алгоритмы расчета, которые обеспечивает система на этапах бюджетирования:

Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.
. Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.
. Применение статистических методов расчета. Реализуется с помощью формул.
Требует предварительной настройки.
. Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализовано только для планирования заработной платы и основных средств.
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с помощью формул.
. Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул.
. Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе есть функция определения периода по смещению (к примеру, июль + 6 месяцев). Кроме того, существует возможность переносить итоги по предыдущему периоду на следующий плановый период.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета. Автоматизированный учет факта является непростой задачей, поскольку все исходные данные находятся во внешних системах.
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Выполняется только с применением внешних по отношению к системе средств.
Агрегация и консолидация бюджетных данных
. Агрегация.

Агрегация может производиться во всех аналитических разрезах в режиме реального времени. Все вычисления выполняются на сервере.
. Консолидация.

В системе реализованы различные алгоритмы консолидации. По умолчанию данные на более высоком уровне рассчитываются путем суммирования данных нижних уровней.
В системе можно задать, какая часть введенных значений не подлежит консолидации. На основе этого, реализована функция отключения внутрикорпоративных оборотов. Кроме того, можно настроить, по каким измерениям будет выполняться консолидация.

В процессе консолидации ведется "аудиторский протокол", который позволяет выполнить обратный анализ данных сводного баланса. При этом есть возможность выполнения ручных корректировок с сохранением аудиторского следа.

Помимо обычной консолидации, существует возможность проведения так называемой "точечной" консолидации (Point Consolidation), при которой для ускорения процесса данные самого нижнего уровня иерархии суммируются, минуя промежуточные уровни.

Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей. Реализуется с помощью формул.
. Использование нормативов и дополнительных справочников, в которых задаются параметры расчета. Для ввода нормативов и других параметров могут быть созданы дополнительные группы бюджетных статей.
. Использование языка формул. Язык формул - неотъемлемая составляющая работы с системой.
. Скриптовый язык. Отсутствует
Алгоритмы расчета финансовых результатов
Система имеет механизмы поддержки финансовой логики (дебет/кредит, актив/пассив и т.д.).
Например, можно рассчитать исходящий остаток по балансовому счету за период как сумму его входящего остатка и оборотов, определяемых как значение по некоторой статье.
Система может автоматически выполнять перекрестную проверку значений указанных статей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
Многопользовательская работа в едином информационном пространстве - это один из ключевых элементов концепции системы Comshare MPC.
Все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.
Пользователи могут получить доступ к системе либо с помощью web-браузера, либо через специально разработанные клиентские интерфейсы. При этом им предоставляется ряд стандартных функций:
. Ввести данные. При этом, пользователь может сохранять данные на сервере, но не представлять их при этом для консолидации. Это используется для хранения различных сценариев.
. Выполнить проверку достоверности данных и просмотреть обнаруженные в данных отклонения.
. Выполнить контроль версий, например, осуществить перенос введенных данных в другую версию бюджета
В процессе планирования руководитель видит кто, когда и какие ввел значения, и имеет возможность вмешаться в этот процесс, самостоятельно снабжая те или иные данные пояснениями, пополняя план новыми показателями или не принимая очередной версии, если она приводит на верхнем уровне бюджета к неблагоприятной финансовой картине. Количество подобных уровней согласования бюджетов неограниченно.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Поскольку все модули системы имеют Web-интерфейс, то нет жестких требований к наличию выделенных каналов связи, и не требуется устанавливать дополнительного программного обеспечения на компьютере пользователя.
Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.

Удобства в работе с системой
. Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством создания дополнительных версий бюджета и распределения прав доступа на просмотр и запрет редактирования.
. Утверждение статей и планов. С помощью функции focus range в системе существует возможность установить так называемые заблокированные области, которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени.
Благодаря этому предотвращается изменение данных бюджетов за этот период и изменение импортированных данных. Отдельно выбранную статью утвердить и заблокировать от изменений нельзя.
. Примечания к статье. Пользователь имеет возможность присоединить текст к значению любого показателя в качестве пояснения. Эти записки хранятся в централизованной базе данных, при этом ячейка с присоединенной к ней запиской помечается красным индикатором.
. Визуализация расхождений. В системе поставляются отчеты, показывающие отклонение.
. Контроль ошибок. В системе для этого есть стандартный отчет. Специальные агенты проверяют базу данных на наличие отклонений и исключительных ситуаций, которые сообщаются пользователю лишь в случае их возникновения.

В этом случае, пользователь перенаправляется к тем данным, где возникла рассматриваемая ситуация. Кроме того, ему предоставляется возможность провести детализацию отклонения для того, чтобы выяснить проблему.
. Версионность планов. Контролируется. Есть возможность установить дату, с которой начинает действовать та или иная версия бюджета.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Предусмотрен способ привязки различных данных к определенным временным отрезкам. Например, одни показатели могут планироваться и учитываться помесячно, а другие - поквартально.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета.

Можно непосредственно в процессе планирования пополнять бюджет новыми показателями.
. Средства анализа бюджета.

Система поддерживает различные форматы и методы представления и анализа данных.

Во-первых, это разработка и предоставление по электронной почте стандартных отчетов, готовых к распечатке. При этом могут быть заданы графики их предоставления и способы доставки без вмешательства конечных пользователей.

Во-вторых, это подготовка отчетов пользователями "на лету" с помощью встроенной в систему OLAP-компоненты. OLAP-отчеты имеют устойчивую связь с базой данных. С их помощью пользователь может смотреть агрегированные данные в различных разрезах, выполнять детализацию данных до уровня транзакций, включать в отчеты собственные вычисления с помощью встроенного калькулятора. Все вычисления выполняются на сервере.

Возможности представления данных могут быть расширены путем включения в отчеты различных диаграмм, карт, дополнительных расчетных показателей, а также при помощи сортировки и цветового кодирования отклонений. Эти элементы отчетов также будут связаны с соответствующими показателями в базе данных.

Отчеты и результаты анализа связаны не только с данными, но и с описанием структуры базы данных. В частности, формы отчетов автоматически модифицируются в соответствии со структурными изменениями.
Секретность и безопасность данных.
. Типы пользователей и права доступа.

Права пользователей в системе настраиваются в зависимости от их роли в процессе бюджетирования, а также от права доступа к той или иной структурной единице.

В системе выделяются следующие группы пользователей:

. Составитель бюджета - пользователь, который имеет право только вводить данные и проверять их достоверность. Обычно это менеджеры отделов или центров затрат.

. Контролер составления бюджета - лицо, управляющее процессом бюджетирования на корпоративном уровне или на уровне крупных подразделений. Имеет все права составителя бюджета, плюс выполняет консолидацию по организационным подразделениям, которые им непосредственно подчиняются, проверяет статус прохождения первичной информации, а также делает копии версий бюджета.

. Администратор - определяет корпоративные требования к приложению и осуществляет мониторинг системы. Имеет все права контролера составления бюджета, плюс имеет возможность вносить изменения в базу данных.

. Аналитик - имеет права доступа к данным только на чтение для целей анализа.
Для ведения пользователей и групп пользователей в системе предусмотрен отдельный модуль.
. Фиксация действий пользователей.

Фиксируется кто, когда и какие устанавливал значения и выполнял корректировочные проводки по бюджетным статьям.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура
Comshare MPC имеет открытую архитектуру и может функционировать на основе различных как реляционных, так и многомерных СУБД. Это реализуется за счет выделения в качестве промежуточного слоя сервера приложений.
Для организации хранения данных в Comshare MPC используется схема "Звезда", которая состоит из центральной таблицы фактов (транзакций) и связанных с ней таблиц внешних ключей.
Собственного Хранилища исходных первичных данных нет.

Программно-аппаратная платформа
. База Данных:
Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.

Объем памяти - 1 GB

Операционная система - Windows 2000, Windows NT, Unix, AS400.

СУБД - Oracle 8i, MS SQL Server 7.0 или 2000, Hyperion Essbase 5.х или
6.0, IBM OLAP Server.
. Сервер приложений:
Операционная система - Windows 2000, Windows NT

Microsoft Internet Information Server

Microsoft Internet Authentication Services
. Клиентская часть:
Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.

128-256 MB RAM

Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.

Связь с локальной сетью или доступ к Интернет
Средства расширения функций системы
. Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется OLAP- компонента собственной разработки, которая предоставляет стандартные возможности по настройке источников данных и генерации отчетов.
. Язык формул, скриптовый язык. Язык формул имеется и является одним из важнейших инструментов системы. Скриптового языка в системе нет.
. Открытый API для программиста. Система имеет открытую архитектуру и предоставляет API для доступа к данным.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия
. Интеграция с другими системами. Декларируется, что в системе существуют средства загрузки данных из внешних учетных систем, но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.
. Интеграция с офисными приложениями. Есть средства интеграции с MS Excel.
. Применение XML для интеграции с другими системами. В источниках информации упоминаний не обнаружено.

Заключение

В заключение, можно отметить, что обе системы имеют все необходимое для автоматизации бюджетного процесса крупой организации с территориально распределенными подразделениями. Системы обладают довольно широким спектром инструментов для ведения бюджета, позволяют реализовать различные методики бюджетирования, и предлагают средства сбора и консолидации бюджетов всех удаленных подразделений. Контур Корпорация. Бюджет, имеющая в своем составе
Хранилище данных и развитые механизмы анализа, может рассматриваться не только как инструмент бюджетирования, но и как система для построения единого информационного пространства многофилиальной организации, на базе которой можно решать массу задач управленческого учета.
В следующей статье цикла будут рассмотрены системы бюджетирования Hyperion
Pillar, Adaytum и Бюджетное управление для 1С:Предприятие.

Статья завершает обзорный цикл по системам бюджетирования, представленным сегодня на российском рынке.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании
Intersoft Lab

Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья завершает обзорный цикл по системам бюджетирования, представленным сегодня на российском рынке.
В последней статье рассмотрены следующие системы для ведения бюджета:
. Hyperion Pillar. Разработчик: Hyperion Solutions Corporation. Партнер:
Вестона (в составе холдинга Ланит).
. Adaytum e.Planning. Разработчик: Adaytum Software. Партнер: Robertson &
Blums Corporation.
. Бюджетное управление для 1С:Предприятие. Разработчик: Консультационно- внедренческая фирма "Инталев".
Обзор дается в рамках модели оценки систем бюджетирования, предложенной и обоснованной в первой статье цикла (см.).
Для составления обзора использована публичная информация, открыто предоставляемая самими поставщиками, а именно:
. Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта
"Корпоративные финансы" на новом информационном CD, целиком посвященном системам бюджетирования.
. Информация с web-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.
. Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.
. Информация с обучающих семинаров, посвященных системам бюджетирования.

Hyperion Pillar

Hyperion Pillar - одна из самых ранних, хорошо известных и широко распространенных систем бюджетирования в мире. Наиболее успешно может быть применена в комплексе с остальными программными продуктами Hyperion
Solutions Corporation. Система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации на ее основе различных методик бюджетирования.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей
В системе предусмотрена размерность бюджетных планов, позволяющая использовать до 12 направлений учета. Из них 4 измерения являются предопределенными, то есть всегда присутствующими в бюджетной статье.
Основные измерения, необходимые для ведения бюджета, реализованы следующим образом:
. Организационно-штатная и финансовая структура. Идеология системы основана на классическом принципе разделения центров учета при бюджетировании: центры финансовой ответственности (ЦФО), центры затрат (ЦЗ), центры прибыли (ЦП). Предусмотрено три уровня организационной структуры -
"администратор бюджета", "начальник филиала или подразделения",
"бюджетный специалист - планировщик".
. Валюты, курсы. Предусмотрено ведение справочника валют и установка одного вида курса валют. Курсы устанавливаются по датам.
. Продукты, услуги, материальные ценности. Присутствует возможность ведения справочников - виды продукции, проекты, бизнесы.
. Клиенты, потребители и поставщики. Присутствуют плоские справочники - предприятия, страны.
Бюджетные планы статей
В системе предложен следующий состав бюджетных планов: баланс, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств. При планировании различаются также планы задолженности, собственных средств, основных средств, позволяющие автоматическое выполнение некоторых функций, характерных для этих планов.
Основные свойства статей бюджетных планов:
. Хранение значений во временных периодах. Период планирования в системе жестко определен - на 5 лет по месяцам, или на 15 лет по кварталам.
. Иерархия статей бюджета. Иерархия статей имеет 2 уровня: тип, номер.
. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.
Собственное состояние есть только у планов нижнего уровня. Выше - только консолидированные состояния. Отклонение не присутствует в системе в виде данных, а моделируется связыванием различных бюджетов - плана и факта.
При этом необходимо безусловное совпадение их структур.
. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Есть.
. Дополнительная аналитика статей. Нет.
. Проводки по бюджетным статьям. Нет.
Первичная информация
. Бюджетные строки и бюджетные документы. Вся первичная информация в системе представлена бюджетными строками предопределенной структуры.
. Объекты поддержки финансовой логики. Эта задача обеспечивается другим программным продуктом - Hyperion Enterprise (решение для финансовой консолидации в управленческих и отчетных целях).

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Следует отметить особенность системы в задаче описания различных алгоритмов расчета. Независимо от своей специфики, все они реализуются посредством единого механизма - настройкой шаблонов. Шаблоны позволяют связывать бюджетные строки, временные периоды, справочники, системные переменные и т.д. Достоинство и недостатки единого подхода очевидны - квалифицированный
"настройщик" шаблонов может реализовать достаточно сложную методику бюджетирования, которую только он и способен сопровождать в дальнейшем.
Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. С успехом настраивается с применением шаблонов.
. Расчет значений статей по ЦФО. В шаблоне возможно указание кода ЦФО.
. Применение статистических методов расчета. Предусмотрены некоторые встроенные функции статистического распределения. Реализовано в шаблонах.

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется установкой связей между бюджетными строками через механизм шаблонов.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Это возможно, если только первичная информация будет преобразована вне системы в представление бюджетных строк.
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Применяется режим процентного изменения и "пошагового увеличения/уменьшения".
. Моделирование "что если" присутствует в виде штатного средства, основанного на шаблонах.
. Реализация технологии "скользящего бюджета". Возможно ее моделирование посредством корректировки шаблонов.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета. Весьма нетривиальная задача для системы. Для ее реализации необходимы внешние средства для преобразования данных бухгалтерского учета к структуре управленческого учета.
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Также решается только с применением внешних средств по отношению к системе. Если удается подготовить текстовые файлы в строго заданном формате, соответствующем бюджетным строкам, то возможен их импорт в систему. Факт может быть введен в натуральном и денежном выражении.
Агрегация, консолидация бюджетных данных
. Агрегация. Агрегация выполняется по запросу "планировщика".
. Консолидация. После того, как "консолидатор" собирает от "планировщиков" бюджетные файлы, механизм контроля изменений выбирает изменившиеся бюджетные строки и автоматически выполняет их консолидацию.
Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей. В системе существует единый универсальный интерфейс для настройки и выполнения разноски значений статей, рассчитанный на высококвалифицированного пользователя.
. Использование нормативов и дополнительных справочников. Программа позволяет задавать стандартные нормативы (такие, как уровень налогообложения или нормы расхода сырья) в виде системных переменных и затем использовать их в рамках всего бюджета.
. Использование языка формул. Представлено на уровне возможностей при настройке шаблонов.
. Скриптовый язык в системе. Отсутствует.
Алгоритмы расчета финансовых результатов
Автоматически выполняется расчет ликвидности, а также основных финансовых результатов в базовом финансовом инструменте. Для расчета себестоимости и подобных ей показателей необходимы дополнительные настройки.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
Требуется отдельный сотрудник - "администратор бюджета" для дистрибуции и консолидации бюджетов подразделений и филиалов.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Подготовленные "администратором бюджета" бюджетные файлы предоставляются филиалам наравне с подразделениями. Может применяться электронная почта, ftp и т.д.

Удобства в работе с системой
. Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством выдачи прав доступа (на просмотр и запрет редактирования).
. Утверждение статей и планов. Возможно на уровне утверждения версии плана.

. Примечания к статье. Предусмотрен ввод комментариев на уровне бюджетных строк.
. Визуализация расхождений. Для контроля исполнения бюджета в системе необходимо создавать отдельные бюджетные файлы и следить за соответствием структур бюджета в файлах планов и файлах исполнения бюджета.
. Контроль ошибок. Отсутствует. Протокол вычислений в системе не ведется.
. Версионность планов. Реализована в системе очень удобно.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. К сожалению, в системе это не предусмотрено.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета - отсутствует. При наличии подчиненных бюджетных планов необходимо вручную отслеживать в них изменения структуры статей.
. Средства анализа бюджета. Для OLAP-анализа необходимо применять Hyperion
Essbase.
Секретность и безопасность данных
. Типы пользователей и права доступа. Распределение доступа пользователей к данным и функциям осуществляется с помощью типов пользователей -
"планировщик", "консолидатор", "администратор бюджета". "Администратор бюджета" определяет для "планировщиков" доступ к бюджетным строкам на просмотр и редактирование.
. Фиксация действий пользователей. Фиксируется время и автор внесения изменений в бюджетных строках.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура
. Hyperion Pillar - файловая система бюджетирования. Информационная основа
- многомерные локальные файлы. Отдельный модуль Autopilot ответственен за автоматический выпуск отчетов, выполнение дистрибуции, консолидации файлов, экспорт-импорт информации.
. Хранилище данных может быть реализовано с применением другого программного продукта - Hyperion Essbase.
Программно-аппаратная платформа
Персональные компьютеры под управлением Windows или Macintosh.

Средства расширения функций системы
. Генераторы отчетов. Предусмотрено изменение состава и очередности колонок в формах при формировании отчетов. Применяется технология drag and drop.
Предусмотрена интеграция с Hyperion Essbase OLAP Server (к сожалению, с единственным OLAP-сервером, с которым работает Hyperion Pillar).
. Язык формул, скриптовый язык. Существует язык формул, применяемый в шаблонах настройки расчетов. Скриптовый язык отсутствует.
. Открытый API для программиста. Система не предусматривает развитие функциональности силами пользователей.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия
. Hyperion Application Link - специальный модуль, предназначенный для организации обмена данными с внешними реляционными источниками через
ODBC. Предусмотрены специализированные интерфейсы для обмена данными с наиболее известными ERP-системами, например, SAP, Oracle Applications,
BAAN, J.D. Edwards - в виде частных решений. Импорт данных из иных систем возможен посредством их загрузки из предопределенных текстовых форматов, отражающих структуру данных Hyperion Pillar.
. Интеграция с офисными приложениями. Предусмотрен экспорт и импорт бюджетных строк в Excel-таблицу.
. Применение XML для интеграции с другими системами. Отсутствует.

Adaytum e.Planning

Компания Adaytum существует около 10 лет на рынке. В настоящее время имеет партнеров и дилеров в более чем 35 странах мира.
Adaytum e.Planning относится к классу систем корпоративного бизнес- планирования (EBP - Enterprise business planning). Система обеспечивает бизнес-планирование и моделирование деятельности организации в целом с детализацией по принципу "сверху-вниз", прогнозирование результатов деятельности на уровне подразделений и консолидацию их "снизу-вверх", формирование согласованных бюджетов и подготовку необходимой управленческой отчетности в рамках одного интегрированного приложения.

Состав и свойства информационных объектов
Основу системы представляет множество унифицированных многомерных таблиц
(кубов). Каждая такая таблица соответствует одному бюджетному плану. Для каждого плана можно задать "плоский" список бюджетных статей и настроить произвольное количество измерений для них. Никаких других бизнес-объектов изначально в систему не заложено. В связи с этим, при внедрении системы требуется большой объем предварительной настройки.

Измерения бюджетных планов статей
Допускается произвольное количество измерений. Предопределенных измерений нет. В "плоских" справочниках могут быть описаны все измерения, которые необходимы для детализации бюджета:
. Организационно-штатная и финансовая структура. Может быть описана как отдельное измерение бюджетного плана. При этом центры финансовой ответственности задаются в виде "плоского" справочника. Иерархия центров ответственности может быть эмулирована с помощью формул.
. Валюты, курсы. Валюты могут быть описаны как отдельное измерение бюджетного плана. Курсы для пересчета в сводную валюту могут быть эмулированы с помощью формул.
. Продукты, услуги, материальные ценности. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетного плана в виде "плоских" справочников.
. Клиенты, потребители и поставщики. Также могут быть представлены как отдельные измерения бюджетного плана в виде "плоских" справочников.
Бюджетные планы статей
В системе нет предопределенных планов и, соответственно, нет характерной для них бизнес-логики. Допускается произвольное количество бюджетных планов, которые пользователю предстоит создать и настроить самостоятельно.
Основные свойства бюджетных статей:
. Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования могут быть представлены в виде "плоского" справочника как отдельное измерение бюджетного плана. При этом система никак не контролирует их соответствие реальным временным интервалам (месяц, квартал или год). Предопределенных периодов планирования нет.
. Иерархия статей бюджета. Нет
. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.

Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и
"отклонение" в системе нет. План, факт и отклонение могут быть представлены как дополнительное измерение бюджетного плана. При этом расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.
. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Есть.
. Дополнительная аналитика статей. Есть.
. Проводки по бюджетным статьям. Нет.
Первичная информация
. Бюджетные строки и бюджетные документы.

Документы в системе хранить нельзя. Вся первичная информация может быть представлена только как значения ячеек многомерных таблиц (например, плановое и фактическое количество продаж).
. Объекты поддержки финансовой логики. Нет

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Никаких прикладных бизнес-правил и алгоритмов расчета в систему изначально не заложено.
Значение каждой ячейки многомерной таблицы бюджета (D-cube) может быть импортировано из внешних источников, введено вручную или вычислено на основе формул. В формулах могут присутствовать арифметические действия, логические выражения и встроенные функции. Значения по статьям могут вводиться как в денежном, так и в натуральном выражении.
Очень важным базовым механизмом системы является функция пересчета исходного распределения (break back function), которая позволяет распределять итоговые суммы по детальным значениям в зависимости от предварительно заданных правил. То есть, эта функция позволяет реализовать двухстороннюю арифметику - если в формуле исправляется итоговая сумма, то изменения распределяются по переменным прямо пропорционально исходным показателям. Есть возможность сделать недоступными для изменений некоторые ячейки, в результате чего информация в них при обратном распределении не будет изменяться. Основой для распределения могут служить любые значения: суммы, процентные показатели, значения за предыдущие периоды и т.д.
Пересчет выполняется непосредственно в момент изменения итоговой суммы.

Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.
. Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.
. Применение статистических методов расчета. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.
. Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализуется с помощью специальных объектов D-Link, позволяющих настроить связь значений бюджетных статей с исходными данными. Пересчет значений на основе первичных данных выполняется непосредственно в момент загрузки данных в систему.
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с помощью формул.
. Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул и функции пересчета исходного распределения.
. Реализация технологии "скользящего бюджета". В явном виде данная технология не поддерживается. Она может быть эмулирована посредством корректировки значений бюджетных статей. При этом ранее установленные плановые значения не сохраняются.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета.

Является достаточно сложной для системы задачей, поскольку отсутствует поддержка финансовой логики (счет, двухсторонняя проводка и т.д.) и все исходные данные находятся во внешних системах. Требуется разработка специальных внешних макропрограмм.
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Также решается только с применением внешних по отношению к системе средств.
Агрегация, консолидация бюджетных данных
. Агрегация. Агрегация выполняется автоматически на компьютере пользователя и заключается в суммировании значений ячеек многомерной таблицы D-cube.
Может быть задан один из нескольких простых алгоритмов агрегации - сумма, средневзвешенная и т.д.
. Консолидация. Консолидация также выполняется автоматически на компьютере пользователя. При этом отсутствует консолидация отдельных бюджетов на уровне приложения в целом.
Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.
. Использование нормативов и дополнительных справочников. Возможно. Для ввода нормативов и баз распределения могут быть созданы дополнительные многомерные таблицы D-cube.
. Использование языка формул. Это один из основных инструментов работы с системой.
. Скриптовый язык. Отсутствует.
Алгоритмы расчета финансовых результатов
Могут быть реализованы с помощью базовых механизмов системы, но потребуют дополнительной настройки.
Декларируется, что в системе есть большое количество специфических встроенных функций, предназначенных для финансового планирования. Но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
Организация коллективного планирования бюджета является, пожалуй, самой сильной стороной системы.
Система построена по традиционной технологии "клиент-сервер" - все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.
Прогнозирование на уровне подразделений выполняется посредством специальных
Web-шаблонов. Шаблоны можно настраивать, трансформируя столбцы и строки, выводя на экран или скрывая пустые и заполненные нулями поля.
После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, ее можно сохранить в системе или передать на рассмотрение и утверждение менеджеру следующего уровня. Сохраненные данные отмечаются флажком "work in process" и остаются доступными для последующего редактирования. Переданным на рассмотрение данным присваивается флажок "locked", они доступны только для просмотра.
Менеджеры высшего уровня могут просмотреть статус всех шаблонов, за которые они непосредственно несут ответственность, увидеть детальную информацию по каждому изменению в отдельности и по всем изменениями в целом. После этого менеджеры высшего уровня могут принять их, либо попросить внести дополнительные изменения, либо самостоятельно исправить значения. В случае внесения дополнительных изменений менеджер получает сообщение по электронной почте о том, что ему нужно предупредить нижестоящих пользователей о необходимости внесения изменений, при этом статус изменяется с "locked" на "work in progress". В случае утверждения шаблона вышестоящим менеджером, он становится доступным для менеджера следующего уровня.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Поскольку шаблоны для планирования представляют собой Web-интерфейсы, то они не требуют выделенных каналов связи, инсталляции клиентской части и специального обучения удаленных пользователей. Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.
Следует отметить, что модуль Analyst имеет обычный Windows, а не Web- интерфейс, и поэтому не может быть использован удаленно.
Есть возможность независимой работы пользователей. В случае необходимости можно один раз загрузить нужные данные с сервера, а затем работать с ними на своей рабочей станции.

Удобства в работе с системой
. Лимиты, защищенные статьи. В явном виде не реализовано. Возможна эмуляция этой технологии посредством выдачи прав доступа (на просмотр и запрет редактирования)
. Утверждение статей и планов. Возможно утверждение всего шаблона целиком.
Утвердить отдельно взятую статью нельзя.
. Примечания к статье. Не реализовано. Процедура обсуждения значений статей может быть реализована посредством обмена между участниками бюджетного процесса сообщениями по электронной почте. Для хранения переписки используются стандартные средства электронной почты.
. Визуализация расхождений. Требует дополнительной настройки. Если настроено соответствующее измерение в таблице D-Cube, то можно на одном экране увидеть план, факт и отклонение.
. Контроль ошибок. Формулы в системе хранятся как отдельные сущности отдельно от ячеек, поэтому исключена возможность в процессе работы
"испортить" формулы. Есть возможность выявлять незаполненные ячейки.
. Версионность планов. Не контролируется.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Есть. Для каждой таблицы D-Сube можно создать измерение
"периоды бюджетирования" и в нем описать такие периоды бюджетирования, какие требуются для данного бюджетного плана.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Реализована. Можно в процессе работы изменять состав статей и содержимое справочников по каждому измерению таблицы D-
Сube
. Средства анализа бюджета. В системе существуют достаточно мощные средства
OLAP-анализа. Например, имеется функция детализации (drill down), с помощью которой можно, стоя на конкретной ячейке, посмотреть исходные данные, на основе которых она была посчитана.
Секретность и безопасность данных
. Типы пользователей и права доступа. Можно выделить такие группы пользователей, как:

. "Аналитик", который занимается моделированием и бюджетным планированием.

. "Менеджер", просматривающий бюджеты своих подчиненных и утверждающий их.

. "Исполнитель", собственно выполняющий ввод бюджетных значений.
Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их подразделению, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода.

Разграничение прав доступа к данным может выполняться на уровне подразделений, групп пользователей или индивидуально.

Не очень удобно то, что для каждого модуля системы существует свой отдельный интерфейс администрирования.
. Фиксация действий пользователей. Обеспечивается средствами СУБД и
Интернет-сервера.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура
Adaytum e.Planning имеет реляционную базу данных, эмулирующую многомерные таблицы. Собственного хранилища данных нет.
Система четко делится на три функциональных модуля:
. e.Planning Analyst - обеспечивает настройку структуры бюджетных планов, создание математических и логических связей между статьями бюджета, динамическое моделирование и бизнес-планирование с возможностью сценарного анализа, просмотр и консолидацию результатов прогнозирования и учета фактических результатов деятельности в различных аналитических разрезах.
. e.Planning Contributor - позволяет на основе специализированных Интернет- шаблонов создавать рабочие места конечных пользователей с целью сбора бюджетных данных, согласования и утверждения плановых заданий и отслеживания исполнения бюджета.
. e.Planning Reporter - предоставляет пользователям возможности OLAP- анализа бюджетной информации, формирования собственных отчетов и публикации их через Интернет. Фактически представляет собой хорошо известный продукт Business Objects.
Программно-аппаратная платформа
. Серверная часть:
Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.

Операционная система - Windows NT Server 4. Обязательна установка 3-го ,
4-го и 5-го Service pack.

Объем памяти - 256 MB и 1 GB

СУБД - Microsoft SQL Server 7.0 или Oracle 8i.

Microsoft Internet Information Server
. Клиентская часть:
Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.

128 MB RAM для Analyst (рекомендуется.256 MB для больших вычислений)

Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.

Связь с локальной сетью или доступ к Интернет
Средства расширения функций системы
. Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется Business
Object, соответственно доступны все его возможности по настройке источников данных и генерации отчетов.
. Язык формул, скриптовый язык. Язык формул существует и является одним из основных инструментов системы. Скриптовый язык отсутствует.
. Открытый API для программиста. Система предоставляет API для доступа к данным.
Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия
. Интеграция с другими системами. В системе существуют специальные объекты
D-Link, предназначенные для ввода данных из внешних источников.
Источниками данных могут быть текстовые ASCII-файлы, а также другие базы данных, имеющие ODBC-драйверы.

Система не обеспечивает автоматический контроль соответствия значений в таблице D-Cube и первичных данных во внешних источниках.
. Интеграция с офисными приложениями. С системой поставляется Add-in для MS
Excel.
. Применение XML для интеграции с другими системами. Отсутствует. XML применяется для взаимодействия удаленных Web-клиентов с центральной базой данных.

Бюджетное управление для 1С: Предприятие

Система разработана консалтинговой компанией, являющейся автором методики бюджетирования "Пять шагов". Поэтому система является в большей степени воплощением этой методики, а не универсальным инструментом для построения систем бюджетирования с применением иных методик. Присутствуют два больших технологических блока: управление закупками, складом, сбытом, минимизация прямых затрат и управление финансами - доходы-расходы, движение денежных средств и т.д.
Систему отличает ориентация на работу совместно с программным продуктом
"1С:Предприятие". Многие функции, такие как ведение каталогов, документооборот, организация интерфейсов - являются удачными настройками системы "1С:Предприятие".

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей
В системе предусмотрены измерения статей - ЦФО, товар, контрагент (клиент, поставщик):
. Организационно-штатная и финансовая структура. В системе применяется иерархическая структура ЦФО, обеспеченная средствами 1С. Типы ЦФО - Центр затрат, Центр доходов, Центр прибыли, Центр инвестиций. Для ЦФО назначается руководитель и исполнитель.
. Валюты, курсы. Ведется справочник валют и курсов. При бюджетировании используются 2 валюты - базовая и вторая валюта планирования.
. Продукты, услуги, материальные ценности. Ведение иерархических каталогов товаров, материальных ценностей обеспечивается в масштабе возможностей системы "1С: Предприятие".
. Клиенты, потребители и поставщики. Ведение иерархических каталогов контрагентов в масштабе возможностей "1С:Предприятие".
Бюджетные планы статей
В системе представлены следующие бюджетные планы:
. Бюджет продаж,
. Бюджет закупок,
. Бюджет прямых расходов,
. Бюджет операционной деятельности,
. Бюджет косвенных расходов,
. Бюджет задолженности,
. Бюджет доходов и расходов (БДР),
. Бюджет движения денежных средств (БДДС),
. Бюджет по балансу,
. Платежный календарь.
Система предусматривает взаимосвязи бюджетов и логику их использования в строгом соответствии с методикой "Пять шагов".
Основные свойства статей бюджетных планов:
. Хранение значений во временных периодах. Планирование и учет ведется по месяцам на квартал. Границы периода планирования устанавливаются для вида бюджета и вида сценария.
. Иерархия статей бюджета - соответствует возможностям синтетического учета
"1С:Предприятие".
. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.
Собственное состояние есть только у бюджетов нижнего уровня. Выше - только консолидированные состояния. Отклонение присутствует в анализе плана и факта.
. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Присутствует.
. Дополнительная аналитика статей. Можно настроить дополнительные аналитические признаки на статьи.
. Проводки по бюджетным статьям. В системе это скрыто. О внутренней природе установки значений по бюджетным статьям можно судить, основываясь на понимании архитектуры "1С:Предприятие".
Первичная информация
. Бюджетные строки и бюджетные документы. Планирование ведется на основе операций, документов и отчетов. Возможен ввод первичных документов, в том числе заявок. Развитая система управленческого документооборота (ввод, проверка, корректировка, утверждение, маршрутизация и т.д.) - все как в
"1С:Предприятие".
. Объекты поддержки финансовой логики. В полной мере используются данные системы "1С:Предприятие". Если в организации задействованы модули
"1С:Предприятие" для ведения бухгалтерского учета, склада, расчета зарплаты и т.д. - то все эти данные автоматически становятся доступны в системе.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы планирования
. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В основном применяется расчет статей на основании первичной информации и посредством ручного ввода. Специализированные алгоритмы увязки временных горизонтов не обнаружены.
. Расчет значений статей по ЦФО. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.
. Применение статистических методов расчета. Учитываются среднедневные объемы продаж, ограничения по объему партий, сезонные изменения цен продаж и закупок, прямые расходы на продажу и закупку и т.д. в соответствии с методикой "Пять шагов".
. Расчет значений статей на основании значений других статей. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.
. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. В полной мере возможно с применением штатных средств "1С:
Предприятие".
. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Можно скопировать значения статей из предыдущего периода планирования.
. Моделирование "что если". Декларировано, но как действует - определить не удалось.
Алгоритмы учета исполнения бюджета
. Учет факта на основании данных бухучета. Используются данные бухучета системы "1С: Предприятие".
. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Используются данные внесистемного учета системы "1С:Предприятие".
Агрегация, консолидация бюджетных данных
. Агрегация. Данные агрегируются автоматически при выполнении функции
"сохранить в БД".
. Консолидация. Данные консолидируются автоматически при выполнении функции
"сохранить в БД". Однако, если необходимо выполнить консолидацию бюджетов, расположенных в разных базах данных, то это выливается в отдельный процесс. Об этом - ниже, в пункте "организация работы с удаленными филиалами".
Аллокации и трансферты
. Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.
. Использование нормативов и дополнительных справочников. Используются штатные и дополнительные справочники "1С:Предприятие".
. Использование языка формул. Скрыто в настройках системы.
. Скриптовый язык. Скрыто в настройках системы.
Алгоритмы расчета финансовых результатов
В системе хорошо проработан анализ структуры затрат, расчет безубыточности, себестоимости, маржи, рентабельности. Это обеспечивается построением дерева расчета взаимосвязанных финансовых показателей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом
В рамках возможностей "1С:Предприятие" очень удобно организована работа пользователей с единой базой данных. Помимо работы пользователей со статьями предусмотрен управленческий документооборот, применение которого позволяет автоматически изменять состояние статей.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами
Технология применения системы "1С:Предприятие" подразумевает возможность ведения отдельной БД для филиала. Для консолидации данных их БД филиалов применяется отдельная технология консолидации. Это свойство системы
"1С:Предприятие", а не системы бюджетирования. Особенность консолидации заключается в том, что структуры справочников баз данных должны быть идентичны. Сложности, возникающие в связи с этим подходом аналогичны системам с файловой организацией.

Удобства в работе с системой
. Утверждение статей и планов. План утверждается финансовым директором и закрывается для изменений одновременно для всех ЦФО.
. Примечания к статье. Реализовано в виде отправки и получения сообщений и документов между участниками бюджетного процесса.
. Визуализация расхождений. Предлагается анализ "план-факт" БДДС, БДР по
ЦФО с углублением до первичных документов.
. Контроль ошибок. Проверка корректности планов с учетом ограничения сбыта, снабжения и остатка товаров. Помимо них есть функции оптимизации планов.
. Версионность планов. Реализовано в виде сценариев бюджета.
. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Нет.
. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Возможно в пределах одной базы данных.
. Средства анализа бюджета. Предусмотрен сравнительный анализ по ЦФО, бизнесам, временным периодам, ABC-анализ. Для многомерного анализа применяется другой продукт - "Гипер Куб". Его возможности по составу данных и функциональности ограничены возможностями Pivot Table, входящей в состав MS Excel.
Секретность и безопасность данных
. Типы пользователей и права доступа. Разграничение доступа к статьям на уровне ЦФО. Права доступа сгруппированы в роли. В поставке системы содержится некоторый набор ролей, например, таких как "ответственный распорядитель".
. Фиксация действий пользователей. Реализована средствами системы
"1С:Предприятие".

Архитектура, платформа, средства интеграции
Проще говорить об архитектуре, платформе и средствах интеграции системы
"1С:Предприятие", чем системы "Бюджетное управление", поскольку последняя является конфигурацией первой. Поэтому в отличие от остальных систем бюджетирования, этот раздел не будет подробно рассматриваться.
Единственное, на что стоит обратить внимание - это генератор отчетов.
Модуль "Репортер" предназначен для формирования любой управленческой отчетности и произвольных выборок из различных баз данных (IB Database, MS
SQL Server, Oracle, Sybase, DB/2, Informix, Paradox, Dbase, Access, FoxPro, а также из любых других, к которым есть ODBC-драйверы).

Заключение

Подводя итог обзора, можно сказать, что сегодня на рынке представлен довольно широкий спектр систем бюджетирования, среди которых могут найти подходящий по функциональности и цене программный продукт как небольшие предприятия, так и многофилиальные компании и корпорации.
Свой выбор можно остановить на системах, обеспечивающих ведение бюджета в едином информационном пространстве, сбор и консолидацию бюджетов, поддерживающих финансовую логику и взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. Из программ данного класса в нашем обзоре были рассмотрены система Контур Корпорация. Бюджет, построенная на базе
Хранилища данных, и система корпоративного бизнес-планирования Comshare
MPC. Или можно выбрать решение, которое пусть и не будет иметь всех функций эталонной системы бюджетирования, но будет удобным и простым инструментом для планирования показателей. Таким решением может стать система Adaytum e.Planning или Hyperion Pillar. Или можно отдать предпочтение специализированной системе, с конкретной методикой бюджетирования, такой как Бюджетирование для 1С: Предприятие.
Надеемся, информация обзора поможет сделать правильный выбор.

Полезные ссылки и обзоры:
. Раздел на сайте "Корпоративные финансы", посвященный системам бюджетирования.
. Рекомендации по выбору инструмента для реализации системы бюджетирования
Консультационной группы "Воронов и Максимов".
. Статья о проблемах выбора системы бюджетирования - в проекте "УПРАВЛЕНИЕ
3000".

Бюджетный автомат

[pic]

Если вы решитесь на автоматизацию системы бюджетирования компании, перед вами сразу встанут вопросы: что выбрать, сколько платить, как внедрять.
Примеряйте!

О ЧЕМ РЕЧЬ
В “Капитале” на стр. 44, 45 мы рассказали о том, что такое внутрифирменное бюджетирование, кому и зачем оно нужно, как организовать процесс бюджетирования в компании. Когда предприятие велико, то систему бюджетов, все эти большие объемы информации в виде баз данных, схем, таблиц, первичных и итоговых документов трудно заставить работать на эффективность компании, если бюджетирование не будет автоматизировано. То есть если вы не обзаведетесь соответствующей компьютерной программой.
Как выбрать такую программу?
ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО
[pic]
Некорректно говорить о том, что нельзя организовать систему бюджетирования на предприятии, используя только бумажные варианты форм, таблиц, нормативов, баз данных и т.д. Собственно, так было построено планирование на советских предприятиях еще десять лет назад. Этот вариант будет приемлем и сегодня, но для небольших предприятий (с численностью персонала примерно до 20 человек).
Но всякий “спец”, имеющий опыт “советского” планирования и учета, неизменно приходит в дикий восторг, как только начинает пользоваться компьютером, хотя бы программой MS Excel. Поэтому не только крупным, но и средним, и мелким компаниям просто грех не воспользоваться преимуществами, которые предоставляет автоматизация планирования и бюджетирования.
С помощью программных систем работа по бюджетированию выполняется гораздо быстрее (человек — не машина). Кроме того, значительно уменьшается количество ошибок (человеку свойственно ошибаться). Во многих случаях исчезает необходимость обработки “вручную” большого количества данных.
Полученные результаты имеют аккуратный, удобный, структурированный вид (нет необходимости изучать неразборчивый почерк какой-нибудь Авдотьи
Варфоломеевны). Не нужно много места (на полках) для хранения бумаг — исходной и сводной информации. А если подсчитать экономию на стоимости бумаги и оплате труда (нужно меньше работников), то в некоторых случаях компьютерное бюджетирование может обойтись даже дешевле обычного.
И самое главное — без автоматизации невозможно ОПЕРАТИВНО контролировать и корректировать процесс выполнения бюджетов, появляются богатейшие возможности для всестороннего АНАЛИЗА деятельности компании и ее подразделений.
ВИДЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ
[pic]
В соответствии с классификацией, любезно предоставленной БИЗНЕСу одной из украинских консалтинговых компаний, существует несколько вариантов автоматизации процесса бюджетирования.
Можно использовать так называемые локальные системы, которые решают исключительно задачи бюджетирования, или же так называемые модули финансового планирования в составе программных систем, предназначенных для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Локальные системы, в свою очередь, можно подразделить на средства разработки и программные решения.
Средства разработки — это программные продукты (типа MS Excel, Access), которые изначально каких-либо функций бюджетирования не выполняют, но с их помощью даже не очень “крутой” программист (просто продвинутый “юзер”) может создать работоспособную систему бюджетирования. Главная прелесть автоматизации бюджетирования при использовании электронных таблиц и баз данных состоит в том, что это будет только ваша, единственная и неповторимая программа, она будет создана именно для вашего предприятия и будет включать все, что вам нужно, и ничего лишнего. Такая программа довольно легко создается, и вы всегда сможете ее доработать, изменить, перенастроить и т.д.
Главные недостатки — относительно длительный и трудоемкий период разработки программы; невозможность полной автоматизации всех процессов в связи с ограниченными возможностями данных программных продуктов; сложности при работе с филиалами и отделениями. Идеально такой вариант разработки программы бюджетирования подходит для небольших предприятий (до 50 человек). Он просто необходим на начальных этапах внедрения и апробации бюджетирования.
Программные решения локальных систем можно разделить на статические и динамические системы.

ГЛАВНАЯ ПРОГРАММА
Не надейтесь, что компьютерная программа и система бюджетирования автоматически будут управлять вашим предприятием за вас. Это всего лишь инструмент, помогающий принимать правильные управленческие решения (и контролировать их выполнение).
Главная программа — У ВАС В ГОЛОВЕ.
Удачных вам решений!
Статические системы — это системы, главной особенностью и, пожалуй, недостатком которых является ограниченность индивидуальных настроек программы. Поэтому прежде чем покупать такую “автосистему”, нужно очень тщательно рассмотреть и проанализировать все имеющиеся у нее возможности бюджетирования. И только после того, как вы поймете, что они подходят вам, смело покупайте такую программу. Как говорят профессионалы, такие системы дешевы, очень просты в использовании, быстро устанавливаются. Но в то же время они не “интегрируются” (т.е. не “связываются”) с другими программами, и, следовательно, часть данных придется “забивать” вручную. Наверное, применение таких систем — самый дешевый и быстрый вариант решения проблемы для небольших и медленно развивающихся предприятий.
Динамические системы — большие, сложные и достаточно дорогие программные продукты, предназначенные именно для автоматизации бюджетирования на предприятиях. Такие системы имеют массу самых разнообразных возможностей для построения бюджетирования и анализа полученных результатов, хорошо интегрируются с другими программными продуктами, имеющимися на вашем предприятии. Компания, продающая вам такой продукт, без проблем (но за дополнительную плату) усовершенствует и настроит такую программу только для вас. Кроме того, это отличный вариант для территориально разветвленных многофилиальных компаний. Едва ли не единственный недостаток “динамичных” программных систем — их высокая цена. В общем, если вы владелец достаточно крупного динамично развивающегося предприятия, у вас есть деньги и вам нужно автоматизировать только систему бюджетирования, а остальные участки
(логистика, учет, управление) уже автоматизированы, динамические системы вам “как раз впору”.
Модули бюджетирования в интегрированных системах (ИС) — это отдельные части, с помощью которых можно “бюджетировать” в пределах “цельных” программ, автоматизирующих всю хозяйственную деятельность (логистику, производство, бухучет и собственно бюджетирование).
ИС подразделяют на малые, средние и крупные (классификация достаточно субъективна). В малых ИС бюджетирование реализовано, как правило, в специальных модулях финансового управления. Оно обычно является подмодулем в так называемой “Главной книге” и имеет очень ограниченные возможности.
Средние и крупные ИС различаются, как говорят специалисты, “уровнем автоматизации, глубиной проработки представленных функций и степенью интегрированности модулей”. Если говорить только о бюджетировании, то возможности по автоматизации этих процессов в средних и крупных ИС похожи.
Главный недостаток автоматизации бюджетирования с помощью этих систем — достаточно длительный период внедрения. Как правило, сначала автоматизируют логистику, потом — бухучет, управление персоналом и только потом — бюджетирование. Это занимает минимум год. Зато внедрив хорошо подобранную и гибкую в настройках ИС один раз, вы решаете сразу много проблем, “убиваете кучу зайцев” одновременно. Некоторые виды систем бюджетирования мы представили в таблице.
В целом, средства разработки, статические системы и малые интегрированные системы целесообразно использовать на небольших предприятиях. Динамические системы, средние и крупные ИС более подходят для средних и крупных развивающихся предприятий.

СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТОВ
Владимир ДУНАЕВ, директор направления

“Контроллинг и Бюджетирование” компании Softline:
— Первый сектор рынка автоматизированных систем бюджетирования для крупных предприятий образуют полнофункциональные, полномасштабные западные системы, основанные на моделировании в целом всех бизнес-процессов предприятия. В этом преимущество подобных систем. Но у них есть и недостатки. Внедрение таких систем начинается с полной замены всех информационных систем оперативного учета, уже работающих на предприятии.
Второй сектор рынка сформирован системами, претендующими на звание
“полноценные системы”. Сюда можно отнести предложения многих отечественных производителей. Каждая из этих систем содержит элементы бюджетирования и элементы анализа деятельности предприятия, но это только элементы.
Третий сектор рынка формируют местные внедренческие компании, которые на базе своих продуктов оказывают полный спектр услуг по организации бюджетирования для предприятий. Они проводят обследование, аудит, консалтинг и адаптацию своих базовых продуктов к специфике конкретного заказчика. Практически выполняются переработка и перепрограммирование продукта с последующим внедрением и сопровождением.
Алёна БРАТИЩЕНКО, консультант

компании “Супремум”:
— Мы считаем, что использовать средства разработки следует малым и средним предприятиям, на которых бюджетированием занимается один отдел (плановый) или один человек (финансовый менеджер), а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей. Целесообразно также использовать их на стадии постановки бюджетирования на предприятии, что будет отличной заменой бумажного варианта.
Прежде чем покупать статические системы, необходимо тщательно проанализировать их на универсальность решения задач бюджетного процесса и соответствие целям и потребностям предприятия. В любом случае, статические системы не рассчитаны на крупные предприятия. Они также будут являться хорошим решением для усовершенствования работы финансового менеджера или небольшого планового отдела предприятия.
Динамические системы целесообразно использовать предприятиям, на которых в процесс бюджетирования вовлечено много участников (удаленных в том числе), а также при динамичном развитии предприятия. Эти системы могут принести реальную пользу только в том случае, если на предприятии разработана бюджетная модель, всеми участниками четко осознаются их задачи в бюджетном процессе.
КАК ВЫБИРАТЬ “АВТОМАТ”
Выбирать программу для автоматизации бюджетирования можно двумя способами.
1. Поручить имеющемуся у вас на предприятии программисту разобраться с возможностями, достоинствами и недостатками большого количества систем, сравнить их с вашими требованиями, выбрать одну и начать ее внедрять.
Недостаток этого метода заключается в длительности процесса выбора и в изрядной доле субъективизма вашего “программера” при выборе системы.
2. Поручить задачу выбора ИT-консалтинговой фирме. Проблема в том, что большинство таких компаний “по совместительству” являются поставщиками тех или иных систем и “проталкивают” на рынок свой продукт. Поэтому уровень их объективности еще меньше, нежели у вашего специалиста. Фирм, занимающихся независимым консалтингом, очень мало, но они есть.
Желательно проконтролировать и вашего “программера”, и ИT-консультантов — в этом случае больше шансов, что вы получите именно то, что хотите.
Когда выбор сделан окончательно, покупайте программу и начинайте внедрять.
Но тут уже без консультантов не обойтись.
Продажей и внедрением выбранного вами программного продукта занимаются в
Украине, как правило, несколько фирм. Поэтому обратите внимание не только на стоимость продукта, но и на цену его внедрения, адаптации под ваше предприятие, обучения сотрудников работе с ним (количество часов), обслуживания, обновления, и обязательно оговорите все эти условия в контракте. Не забудьте и о репутации фирмы, стаже работы ее на рынке.

СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА
Андрей ФОМИЧЕВ, начальник департамента

продвижения корпорации “Галактика”:
— Если предприятие небольшое, то процесс управления бюджетами можно организовать на базе электронных таблиц MS Excel. Но в Excel вы не сможете автоматически получить аналитику, например, о доходе от реализации основных видов продукции, при условии, что этой продукции, допустим, 3 тыс. наименований. Практически невозможно также “свести” бюджет территориально разветвленной структуры.
Если речь идет об автоматизации бюджетирования большой структуры, особенно если это холдинг, желательно использовать специальные программные продукты.
Некоторые компании предлагают автономные системы бюджетирования. Недостаток этих систем в том, что могут возникнуть сложности при экспорте-импорте данных из других автоматизированных управленческих систем.
Самый дешевый вариант — MS Excel, самый дорогой — западные системы, у которых стоимость рабочего места достигает $4 тыс.
Если компания небольшая — до 30 человек и ее годовой оборот не превышает
$300 тыс., проще пользоваться MS Excel. Но если в перспективе рост компании неизбежен, я бы порекомендовал сразу использовать соответствующие модули бюджетирования интегрированных систем, функциональность которых можно расширять адекватно развитию предприятия.

ДЕНЬГИ
Лицензионные программы Excel, Access, входящие в пакет MS Office, стоят около $300. Цена всего пакета программ SAP R/3 в зависимости от комплектации может достигать $1 млн.
Цена модуля бюджетирования в отечественных программах в расчете на одно рабочее место составляет примерно $1 тыс. Консультанты оценивают свои услуги не менее чем 80 грн. в день за человека.
Внедрение “большой” системы может обойтись вам в 30-100% стоимости самой программы.

Всякая история должна иметь классический период
В настоящий момент в российских компаниях созрело устойчивое понимание необходимости бюджетирования на предприятиях, начиная с простейших его элементов: бюджетирования движения денежных средств (БДДС) и доходов/расходов (БДР), а затем по балансовому листу (ББЛ) и прочих.
Поэтому в системах автоматизации выделяются специальные подсистемы, основанные на идее универсальных форм планов, позволяющих планировать, оперативно управлять и проводить план-факт анализ использования финансовых ресурсов предприятия.
"С незапамятных времен" для работы с формами планов широко используются электронные таблицы Microsoft Excel и небольшие универсальные системы управления базами данных типа Microsoft Access.

[pic]
Кто не увлекается, тот не попадает в ловушки от Excel и Access
Автоматизация управления финансами часто начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы типа Microsoft Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам.
Но хорошо известны и серьезные ограничения в использовании Microsoft Excel:

. сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, с необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в различных разрезах;

. невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

. переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и доработку всего комплекса плановых форм;

. затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно- справочной информацией) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.
Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.
Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы
Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты – плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при ограниченных информационных потоках.
Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации.
Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды, могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного периода можно начинать "новую жизнь".
[pic]
Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access, привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами, обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.
Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья, центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).
Таблица 1

[pic]
Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид, например, следующего вида (таблица 2):
Таблица 2

[pic]
Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План #
Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор
(другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения характеристик:

. Период: Январь;

. Тип: План;

. Статья: Поступление от реализации; а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

[pic]

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"
Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного
ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

. ЦФУ: Коммерческий отдел.
Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются атрибутами различных объектов:

. по ЦФУ – всей формы в целом,

. по периоду и по типу – столбца Январь: План,

. по статье – строки Реализация.
Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.
Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше условия отбора: вместо:

. Статья: Поступление от реализации для строки Итого поступлений задать:

. Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или

Поступление...
Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).

[pic]

Схема 2 Формирование ячейки по формуле
Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа следующей:
[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь:
План # Обслуживание],
Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец периода, вычислив разность:
[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за период]
Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда берется это значение?" И будет прав. где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке таблицы плана.
Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить: этот остаток можно получить автоматически, например, из данных бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с применением специальных функций, возвращающих значения остатков непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет) или более сложной:
ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ
(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса) где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а
Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий
"уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в комплексную систему автоматизации.
[pic]
Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации, и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой подсистеме.

[pic]

Схема 3 Комплексная система автоматизации управления
Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально) компьютеров (схема 4).

[pic]

Схема 4 Система автоматизации управления:

одна из минимальных конфигураций
[pic]
Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах
(алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.
|Основные понятия |
|Финансовый показатель отражает в системе автоматизации планируемое или |
|фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |
|Форма плана – это таблица, в ячейках которой отображаются числовые |
|значения и текстовая информация. |
|Описание формы плана – совокупность правил формирования содержания ячеек|
|формы (в частности, по финансовым показателям) и внешнего вида |
|("дизайна") формы. |

Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы взаимодействия финансовых показателей и форм планов:

1. На подготовительном этапе формируется описание формы плана. Это не сложная работа, но ее лучше поручить более опытному пользователю.

2. Плановые финансовые показатели регистрируются до начала планируемого периода, а фактические – постоянно на периоде, по мере совершения актов финансово-хозяйственной деятельности. Пока мы говорим только о ручной регистрации, но, разумеется, имеются и автоматизированные возможности.

3. В любой момент менеджер может вывести форму плана, содержание которой соответствует текущему состоянию регистра финансовых показателей и данных бухгалтерского учета. Это делается буквально "нажатием одной кнопки". И тогда на экране монитора появится изображение таблицы.

4. Пора, наконец, показать, как выглядит форма плана, например, в системе

ПАРУС (схема 5). Приведем сразу три формы: для бюджета движения средств, налогового плана и бюджета движения запасов.

[pic]

[pic]

[pic]

Схема 5 Пример изображения форм планов

в системе автоматизации.
Что можно сделать с полученной таблицей?

. Просмотреть и подправить "вручную" значения непосредственно в ячейках.

. Если некоторые данные, например, в ячейках типа "сумма сумм", вызывают вопросы, – "Откуда такие большие суммы расходов?" – можно уточнить ситуацию следующим образом (схема 6).

[pic]
Схема 6 Уточнение ситуации: например, какие факты финансово-хозяйственной деятельности привели к столь большой сумме расходов

. Можно распечатать форму.

. Вывести форму в таблицу Microsoft Excel. Для многих это будет приятная встреча со старым знакомым: ведь автоматизация управления финансами часто начиналась с использования именно этой популярной программы.

Здесь таблица Microsoft Excel выступает не только как средство представления информации (теперь можно "отнести" таблицу с планом руководству в электронном виде на дискете или "отправить" эту таблицу, используя электронную почту, предварительно построив наглядные и красочные диаграммы и графики), но и как средство дальнейшей обработки. Но и это еще не все: можно записать полученные данные таблицы Microsoft Excel в ячейки любой формы для использования и дальнейшей обработки опять же в системе автоматизации.

. А теперь самое главное: специальной командой можно создать новый финансовый показатель, с суммой, указанной в ячейке, и значениями характеристик, совпадающими с условиями отбора для этой ячейки. В свою очередь, этот новый финансовый показатель может быть использован в другой форме плана, а значение этой формы плана может породить еще один новый финансовый показатель, который, в свою очередь, может...

(все помнят знаменитую историю "про попа, у которого была собака".)

Именно таким образом осуществляется многоуровневая информационная связь между формами планов, например, для сведения или распределения данных.
[pic]
Распределять надо "по справедливости"
Для анализа рентабельности работы отдельных подразделений предприятия часто требуется распределить показатели по нескольким ЦФУ. Например, рекламный отдел несет расходы по организации участия фирмы в ежегодной выставке. Так как непосредственные доходы от этой деятельности получат другие подразделения (например, службы сбыта), то для определения рентабельности указанных подразделений необходимо распределить такой расход по соответствующим службам фирмы (поровну, исходя из фактических данных прошлых периодов, пропорционально фонду заработной платы отделов и т.п.).
Аналогичная задача может возникнуть и при необходимости распределить показатели по периодам планирования. Предположим, что результаты участия в выставке наиболее ощутимы в первый месяц после ее проведения, в последующие три месяца они постепенно уменьшаются и, наконец, перестают оказывать какое- либо влияние на уровень доходов. Тогда расходы на проведение выставки необходимо распределить по месяцам, например, следующим образом: 40% – на первый месяц; а 30%, 20% и 10% – на последующие месяцы.
[pic]
Перед формированием формы плана можно задать параметры вывода и получить самые разнообразные представления одних и тех же данных (см. схему 7).

[pic]

Схема 7 Примеры представления данных
Можно "размножить" каждый плановый показатель, сформировав из одного – три, с различными суммами и пометками оптимистический, ожидаемый и пессимистический, чтобы получилась "бюджетная триада" (см. схему 8).

[pic]

Схема 8 Три типовых варианта представления бюджета
Описав одну форму плана, можно быстро создать ее копию, а затем
"циклически" поменять условия отбора, относящиеся к новой форме в целом, к ее строкам и столбцам, реализовав тем самым равноправие измерений (см. схему 12).

[pic]

Схема 9 Иллюстрация разных группировок представления данных бюджетов
И в заключение – о скользящем бюджете. Подобный бюджет составляется не на определенный календарный период (месяц, квартал, год), а на определенный срок – на квартал, полгода или год вперед. При этом обычно используется переменная детализация, в начале – по меньшим периодам, а в конце – по большим (см. таблицу 3).
Таблица 3
|Бюджет на период: 01/02/1999 – 31/01/2000 |
|Фев-ра|Март |Ап-ре|Срок, длиной |Срок, длиной в полугодие: |
|ль |1999г|ль |в квартал: май, |с августа 1999г. |
|1999г.|. |1999г|июнь, июль |по январь 2000г. включительно |
| | |. |1999г. | |

По истечении ближайшего планового периода производится уточнение показателей плана на новый срок и сдвиг периодов по времени вперед (таблица
4).
Таблица 4
|Бюджет на период: 01/03/1999 – 29/02/2000 |
|Март |Ап-ре|Май |Срок, длиной |Срок, длиной в полугодие: |
|1999г.|ль |1999г|в квартал: июнь,|с сентября 1999г. |
| |1999г|. |июль, август |по февраль 2000г. включительно |
| |. | |1999г. | |

Такое бюджетирование:

. сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года;

. позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед, в то время как при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется "пилообразно" с течением времени.

Генеральный директор корпорации ПАРУС

Александр Карпачев

Продолжение следует…

Автоматизация учета и управления финансами:

пример реализации

. Приемы постановки автоматизации учета

. Автоматизация в управлении финансами

. Новейшая архитектура автоматизации: ORGWARE + исполнительная система.
Всегда существуют любители деталей. Они говорят: "Давайте подробности.
Опишите построение схемы управления с реальной детализацией". И конечно, они правы. Такое детализированное описание – даже отдельных фрагментов – помогает лучше понять способы решения проблемы в целом.
Три аспекта традиционно вызывают интерес при практическом внедрении подобных решений в сфере автоматизации учета и финансов:

. Типовые приемы постановки управленческого учета с использованием средств автоматизации.

. Автоматизация финансов за границами средств Microsoft Excel и

Microsoft Access.

. Новейшие решения, основанные на интеграции средств разработки бизнес- моделей организации управления финансами и исполнительных систем управления финансами.

ABC финансового учета
А. Система автоматизации бухгалтерского учета обеспечивает формирование отчетных документов для самостоятельной балансовой единицы. Но обычно для правильной организации работы предприятия – подобной единицы – нужно знать результаты деятельности отдельных его подразделений. Для решения этой задачи каждая исходная сумма может быть "привязана" к так называемому подразделению балансовой единицы (ПБЕ). В этой книге для подобного подразделения применяется и другое название – центр финансового учета
(ЦФУ). ПБЕ может быть обычным структурным подразделением предприятия или группой таких подразделений, функционирующих, например, на основе внутреннего хозяйственного расчета. Список ПБЕ формируется в специальном словаре заранее или может дополняться (корректироваться) в ходе эксплуатации системы автоматизации. При обработке и обобщении данных менеджер может получить информацию как по всему предприятию в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ (см. схему 1).

[pic]

Схема 1 Архитектура системы автоматизации бухгалтерского учета

с детализацией до ПБЕ
B. Законы, регламентирующие бухгалтерский учет, как и любые законы, – следует соблюдать. Однако в некоторых случаях такой закон может не вполне соответствовать целям внутреннего учета и управления, основанного на этом учете. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по действующим инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже, если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.
Для решения подобных аналитических проблем предназначен управленческий учет, который ведется параллельно с бухгалтерским (см. схему 2). В рамках этого метода суммы, регистрируемые в подсистеме управления финансами, имеют два значения – по бухгалтерской и по управленческой оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов следует пользоваться данными бухгалтерского учета, а для менеджмента – управленческого учета.

[pic]

Схема 2 Организация управленческого учета,

параллельного бухгалтерскому
Параллельные управленческие суммы появляются при отработке в бухгалтерском учете документов, зарегистрированных, например, в логистической подсистеме.
В этом случае сумма 1 000 000 руб. товарного отчета о бартерной сделке может "породить" две суммы (см. таблицу 1).
Таблица 1
|Счета |Суммы проводки хозяйственной операции |
|бухгалтерского |Бухгалтерские|Управленческие: |
|учета | |вычисляются |
| | |по формуле SУПР = SБУХ * |
| | |0.5 |
|Счет-дебет 51 |1 000 000 |500 000 руб. |
|"Расчетный счет" |руб. | |
|Счет-кредит 62 |1 000 000 |500 000 руб. |
|"Расчеты с |руб. | |
|покупателями" | | |

Конечно, алгоритмы формирования управленческих сумм любой сложности задаются заранее, а собственно вычисление осуществляется автоматически
"нажатием одной кнопки".
С. Еще одним средством управленческого учета в рамках бухгалтерского является развитая аналитика, когда дебетуемые и кредитуемые счета дополняются аналитическими счетами (признаками) нескольких порядков.
Например, в плане счетов к синтетическому счету 44 "Издержки обращения" можно открыть аналитические счета:

. 1-го порядка "Подразделения": администрация, основные подразделения,... ;

. 2-го порядка "Статьи расходов": заработная плата, начисления на заработную плату и т.п.
Тогда затраты на выплату зарплаты сотрудникам основных подразделений следует отнести по дебету счета 44/основные подразделения/заработная плата, а отчетные документы и документы оперативного контроля, сформированные в разрезах аналитических счетов, дадут дополнительную управленческую информацию.
Наконец, нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и в некоторых случаях (а особенно в условиях инфляции) не вполне отражает реальное состояние дел предприятия.
Обычно система автоматизации позволяет вести учет в нескольких валютах. Но если для каждой валюты можно указать и использовать в обработке одновременно два курса: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный курс, отличный от официального, то появляется еще одна возможность для управленческого учета.
Таким образом, отчетные документы и средства оперативного контроля, представленные на схеме 3, могут формироваться:

. по отдельным балансовым единицам или по любым их группам;

. по отдельным подразделениям балансовых единиц (ПБЕ) или по любым группам ПБЕ;

. по управленческой оценке (параллельно с бухгалтерской оценкой);

. в разрезе разнообразных аналитических признаков;

. в валютах по специальным курсам (параллельно с официальными курсами).

Схема 3 Отчетные документы и средства оперативного контроля

В итоге создается расширенная информационная база для принятия управленческих решений.

Президент Корпорации

ПАРУС Александр Карпачев

«Функции бюджетирования и их реализация в информационных системах»

[pic]

Финансовая газета, 2002, №31 (555), с.14-15

[pic]

Дмитрий Исаев, к.э.н., Заместитель директора Управления маркетинга и продаж компании «ЛАНИТ»

[pic]
Как известно, любая достаточно крупная задача организационно- управленческого характера на практике оказывает существенное влияние на целый ряд смежных областей, охватывая, таким образом, практически всю систему управления в целом. Это в полной мере относится и к системе корпоративного бюджетирования.

[pic]

Данная статья посвящена функциям (в широком управленческом смысле) системы бюджетирования, а также тому, как эти функции реализуются при помощи современных информационных технологий.
Корпоративный бюджет - это комплексный план деятельности компании, выраженный в финансовых и/или количественных показателях (статьях) и охватывающий определенный интервал времени.

[pic]

Под бюджетированием понимается вся совокупность управленческих процессов, обеспечивающих жизненный цикл бюджета. В это понятие входит разработка бюджета (включая согласование и утверждение), контроль его исполнения
(оценка соответствия плана и факта), а также анализ причин отклонений фактических данных от плановых. Таким образом, бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

[pic]

Что касается системы бюджетирования, то здесь требуются некоторые комментарии. Дело в том, что этот термин часто употребляют в узком смысле, имея в виду определенную методику или соответствующую компьютерную программу. При постановке и внедрении системы бюджетирования не всегда уделяют должное внимание, пожалуй, самому главному элементу любой системы управления - человеку, принимающему решения. Кроме того, важную роль играют и организационные принципы (бизнес-процессы), в рамках которых взаимодействуют люди и информационные системы. Строго говоря, система бюджетирования - это комплексное понятие, включающее в себя сразу несколько элементов: методологию, персонал, информационную систему, а также соответствующие бизнес-процессы.
Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования можно выделить следующие:

. планирование и координация;

. принятие решений и делегирование полномочий;

. оценка деятельности;

. оценка и переоценка тенденций;

. взаимодействие и мотивация персонала;

. контроль и анализ.
[pic]
Рассмотрим перечисленные функции бюджетирования более подробно.
[pic]
Функции системы бюджетирования

[pic]

Планирование и координация. Это - основные функции системы бюджетирования.
С одной стороны, бюджет конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в бюджете как бы «связываются» между собой стратегическая и оперативно-тактическая плоскости планирования. Поэтому корпоративный бюджет, по сути, устанавливает определенные рамки, внутри которых принимаются все последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

[pic]

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система бюджетирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. При этом право (и обязанность) принятия решений делегируется именно тому менеджеру, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается менеджеров среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмешательства «сверху» они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

[pic]

Оценка деятельности. Показатели исполнения бюджета и могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. Наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недостаточной предсказуемости самого бизнеса.

[pic]

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение бюджетов основывается на прогнозах, и прежде всего на прогнозе продаж. Поэтому корпоративный бюджет во многом отражает состояние «внешней среды», точнее - оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения бюджета и анализ отклонений может оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

[pic]

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировке, контролю и анализу бюджета предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб организации. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

[pic]

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут изменяться, при этом в корпоративный бюджет также должны вноситься необходимые коррективы. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой бюджетирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

[pic]
Бюджетирование и информационные системы

[pic]

Функции бюджетирования весьма разнообразны и достаточно сложны, как с точки зрения объема обработки информации, так и с точки зрения методологи.
Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что эти функции могут быть обеспечены только при помощи современных информационных технологий. Но технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные
«электронные» инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

[pic]

Часто для целей бюджетирования используются обычные электронные таблицы.
Это один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов.
Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса; они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент бюджетирования) быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета, что увеличивает период подготовки планов (некоторые крупные компании начинают составление бюджета на следующий год уже в июле).

[pic]

Еще одна категория систем, используемых для бюджетирования - корпоративные системы управления (ERP-системы). Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций.
В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления.
За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем. К системам этого класса является система
Hyperion Pillar (разработка корпорации Hyperion Solutions, представитель в
России/СНГ - компания ЛАНИТ).

[pic]

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

[pic]

Кроме того, специализированная система бюджетирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, Hyperion Pillar, помимо «традиционных» способов
(импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC- драйвер), позволяет организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета Hyperion Application Link (через специальные адаптеры).

[pic]

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса
ERP, является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.